Wie Arbeitgeber ihre Pflichten erfüllen und Gutes tun können

Tipp 1:  Mit Inflationsausgleichsprämie noch in 2024 finanziell unterstützen

Nicht nur das monatliche Gehalt, sondern auch Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld oder Prämien sowie eine Vielzahl von Sachbezügen sind lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Doch es gibt auch Benefits, die Brutto für Netto beim Arbeitnehmer ankommen und der Arbeitgeber auch den Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung nicht zahlen muss. Dazu gehört unter anderem die sogenannte Inflationsausgleichsprämie, die es Arbeitgebern ermöglicht, ihren Mitarbeitern auch Barlohn steuer- und beitragsfrei auszuzahlen.

Bis zu 3.000 Euro können noch bis zum 31. Dezember 2024 gezahlt werden – in einem Betrag oder auch in mehreren Teilbeträgen. Damit kann der Arbeitgeber beispielsweise die Heizkosten oder auch den Weihnachtseinkauf bezuschussen. Voraussetzung ist, dass die Zahlungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt erfolgen. Sie dürfen also kein Weihnachtsgeld ersetzen, auf welches der Arbeitnehmer aufgrund seines Arbeitsvertrages oder einer betrieblichen Übung Anspruch hat.

Hinweis: Die Inflationsausgleichsprämie ist nur steuer- und beitragsfrei, wenn sie bis zum 31. Dezember 2024 auf dem Konto des Arbeitnehmers eingegangen ist.

Tipp 2:  Weihnachtsfeier richtig planen und versteuern

Die traditionelle Weihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen ein Muss. Für den Arbeitgeber sind zwar alle mit einer Weihnachtsfeier verbundenen angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Arbeitnehmer können die Vorteile aber teilweise steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen. Vorteile aus Betriebsveranstaltungen sind nur steuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie den Freibetrag von 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer (für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr) nicht überschreiten. Wer die 110-Euro einhalten will, sollte die Teilnehmerzahl vorsichtig kalkulieren, denn auch die sogenannten No-Show-Kosten sind mit in die Bewertung des geldwerten Vorteils der teilnehmenden Arbeitnehmer einzubeziehen.  

Nehmen also viele angemeldete Arbeitnehmer krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen an der Weihnachtsfeier nicht teil, kann der Vorteil für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer schnell den Freibetrag von 110 Euro übersteigen. Werden auch die Partner der Arbeitnehmer zur Weihnachtsfeier eingeladen, so sind die für diesen angefallenen Kosten den jeweiligen Arbeitnehmern einzeln hinzuzurechnen.

Soweit der Freibetrag überschritten wird bzw. mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr stattfinden, kann der Arbeitgeber die Vorteile pauschal mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern und die Steuern übernehmen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 27. März 2024 (VI R 5/22) klargestellt, dass die Pauschalierung mit 25 Prozent zzgl. SolZ auch dann zulässig ist, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht.

Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, vorausgesetzt, die Pauschsteuer wird im Lohnabrech­nungs­zeitraum der Leistung erhoben und gezahlt. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht für die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht aus, sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG, Urteil vom 23. April 2024, B 12 BA 3/22 R) in einem aktuellen Urteil bestätigt.

Eine kleine Schonfrist gewähren die Sozialversicherungsträger bislang im Rahmen einer Billigkeitsregelung: Wird die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der Lohnsteuerjahresbescheinigungen) nachgeholt, bleibt die Sozialversicherungsfreiheit erhalten. Wird der Vorteil erst später, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung pauschal versteuert, fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Arbeitgeber müssen dann neben dem Arbeitgeber- auch noch den Arbeitnehmeranteil tragen.

Tipp: Prüfen Sie daher, ob die geldwerten Vorteile aus der Weihnachtsfeier 110 Euro je Arbeitnehmer übersteigen. Falls ja, ist die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Weihnachtsfeier zu erklären und abzuführen.

Tipp 3: Weihnachtsüberraschung muss keine Steuerfalle sein

Weihnachtsgeschenke gibt es nicht nur im Privaten. Auch viele Unternehmer möchten sich mit einer Weihnachtsüberraschung bei ihren Mitarbeitern für das im vergangenen Jahr Geleistete bedanken. Doch eine Weihnachtsgratifikation oder auch ein 13. Gehalt ist als Barlohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Vom Brutto bleibt dabei netto meist nur die Hälfte übrig und der Arbeitgeber muss zusätzlich noch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung oben drauflegen. Doch so teuer muss es nicht werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten für eine steuerbegünstigte Weihnachtsüberraschung, bei denen sogar keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

1. Weihnachtsurlaub bezuschussen

Viele Arbeitnehmer freuen sich auf ein paar erholsame Urlaubstage zum Jahresende. Ob Neujahr in den Bergen, an der Ostsee oder auch Ausflüge in die nähere Umgebung und relaxen in einer Freizeitoase: Erholung hat viele Gesichter, kostet aber auch so einiges. Hier kann der Arbeitgeber mit einer pauschalbesteuerten Erholungsbeihilfe unter die Arme greifen: 156 Euro für den Mitarbeitenden, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind – netto ohne Abzüge.

Die 25 Prozent pauschale Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer zahlt dann der Arbeitgeber. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, wenn die Pauschsteuer in dem Lohnabrechnungszeitraum erhoben und abgeführt wird, in dem die Erholungsbeihilfe gezahlt wird.

2. Weihnachtsgeschenk

Und auch ein Weihnachtsgeschenk kann steuerfrei oder pauschalbesteuert zugewendet werden. Geschenke (kein Bargeld!) im Wert von bis zu 60 Euro sind steuerfrei, wenn sie der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden im Rahmen einer Weihnachtsfeier zuwendet und die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen (Feier + Geschenk) den Freibetrag in Höhe von aktuell 110 Euro für Betriebsveranstaltungen nicht überschreiten.

Wird die Feier doch etwas teurer, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, wenn die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Feier erhoben und abgeführt wird.