Wie Arbeitgeber ihre Pflichten erfüllen und Gutes tun können

Tipp 1: Auswirkungen der Mindestlohnerhöhung gestalten

Die Mindestlohnkommission hat in ihrer Sitzung vom 27. Juni 2025 beschlossen, den gesetzlichen Mindestlohn wie folgt zu erhöhen:

• Zum 1. Januar 2026: 13,90 Euro brutto je Zeitstunde
• Zum 1. Januar 2027: 14,60 Euro brutto je Zeitstunde

Der Beschluss der Kommission muss jetzt noch in einer Rechtsverordnung umgesetzt werden. Für Arbeitgeber bedeutet dies erneuten Prüfaufwand. So ist aus arbeitsrechtlicher Sicht zu prüfen, ob Arbeitsverträge und insbesondere die Zahl der Arbeitsstunden bei Mini-Jobbern über Änderungsvereinbarungen anzupassen sind. Denn die Geringfügigkeitsgrenze wird sich ebenfalls automatisch von 556 Euro auf 603 Euro erhöhen.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sollten Unternehmer prüfen, wie sich die zusätzlichen Lohnkosten auf die Ertragslage des Unternehmens auswirken, um ggf. die Kalkulation ihrer Produkte und Dienstleistungen anzupassen. Auch die Personalplanung sollten Unternehmer prüfen. Macht es Sinn, statt zweier Mini-Jobber einen Midi-Jobber einzustellen? In der Gleitzone fallen für Arbeitnehmer nicht sofort die vollen Sozialversicherungsbeiträge an. Oder könnten – im Hinblick auf die geplante Aktivrente mit einem Steuerfreibetrag von 2.000 Euro monatlich – Mitarbeiter nach Erreichen der Regelaltersgrenze eine Alternative zum klassischen Midi-Jobber darstellen? Gern beraten Sie die ETL-Steuerberater zu den jeweiligen steuerlichen Auswirkungen.

Tipp 2: Weihnachtsfeier richtig planen und versteuern

Die traditionelle Weihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen ein Muss. Für den Arbeitgeber sind zwar alle mit einer Weihnachtsfeier verbundenen angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Arbeitnehmer können die Vorteile aber teilweise steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen. Vorteile aus Betriebsveranstaltungen sind nur steuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie den Freibetrag von 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer (für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr) nicht überschreiten. Wer die 110-Euro einhalten will, sollte die Teilnehmerzahl vorsichtig kalkulieren, denn auch die sogenannten No-Show-Kosten sind mit in die Bewertung des geldwerten Vorteils der teilnehmenden Arbeitnehmer einzubeziehen.  

Nehmen also viele angemeldete Arbeitnehmer krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen an der Weihnachtsfeier nicht teil, kann der Vorteil für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer schnell den Freibetrag von 110 Euro übersteigen. Werden auch die Partner der Arbeitnehmer zur Weihnachtsfeier eingeladen, so sind diese Kosten den jeweiligen Arbeitnehmern einzeln zuzurechnen.

Soweit der Freibetrag überschritten wird bzw. mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr stattfinden, kann der Arbeitgeber die Vorteile pauschal mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag (SolZ) und ggf. Kirchensteuer versteuern und die Steuern übernehmen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 27. März 2024 (VI R 5/22) entschieden, dass die Pauschalierung mit 25 Prozent zzgl. SolZ auch dann zulässig ist, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht.

Im Rahmen der Diskussion des Gesetzesentwurfs zum Steueränderungsgesetz 2025 fordert der Bundesrat jedoch eine gesetzliche Klarstellung, dass auch für die Anwendung der Pauschalierung die Notwendigkeit bestehen soll, dass die Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen offenstehen muss. Denn es sei kein Anhaltspunkt dafür ersichtlich, dass der Gesetzgeber den Anwendungsbereich der Pauschalierungsmöglichkeit ausweiten wollte. Das weitere Gesetzgebungsverfahren bleibt hierzu abzuwarten.

Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, vorausgesetzt, die Pauschsteuer wird im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung erhoben und gezahlt. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht für die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht aus, sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG, Urteil vom 23. April 2024, B 12 BA 3/22 R) in seinem Urteil bestätigt.

Eine kleine Schonfrist gewähren die Sozialversicherungsträger bislang im Rahmen einer Billigkeitsregelung: Wird die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der Lohnsteuerjahresbescheinigungen) nachgeholt, bleibt die Sozialversicherungsfreiheit erhalten. Wird der Vorteil erst später, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung pauschal versteuert, fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Arbeitgeber müssen dann neben dem Arbeitgeber- auch noch den Arbeitnehmeranteil tragen.

Tipp: Prüfen Sie daher, ob die geldwerten Vorteile aus der Weihnachtsfeier 110 Euro je Arbeitnehmer übersteigen. Falls ja, ist die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Weihnachtsfeier zu erklären und abzuführen.

Tipp 3: Weihnachtsüberraschung muss keine Steuerfalle sein

Weihnachtsgeschenke gibt es nicht nur im Privaten. Auch viele Unternehmer möchten sich mit einer Weihnachtsüberraschung bei ihren Mitarbeitern für das im vergangenen Jahr Geleistete bedanken. Doch eine Weihnachtsgratifikation oder auch ein 13. Gehalt ist als Barlohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Entgelt. Vom Brutto bleibt dabei netto meist nur die Hälfte übrig und der Arbeitgeber muss zusätzlich noch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung oben drauflegen. Doch so teuer muss es nicht werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten für eine steuerbegünstigte Weihnachtsüberraschung, bei denen sogar keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

1. Weihnachtsurlaub bezuschussen

Viele Arbeitnehmer freuen sich auf ein paar erholsame Urlaubstage zum Jahresende. Ob Neujahr in den Bergen, an der Ostsee oder auch Ausflüge in die nähere Umgebung und relaxen in einer Freizeitoase: Erholung hat viele Gesichter, kostet aber auch so einiges. Hier kann der Arbeitgeber mit einer pauschalbesteuerten Erholungsbeihilfe unter die Arme greifen: 156 Euro für den Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehepartner und 52 Euro für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind – netto ohne Abzüge. Die 25 Prozent pauschale Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer zahlt dann der Arbeitgeber. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, wenn die Pauschsteuer in dem Lohnabrechnungszeitraum erhoben und abgeführt wird, in dem die Erholungsbeihilfe gezahlt wird.

2. Weihnachtsgeschenk

Und auch ein Weihnachtsgeschenk kann steuerfrei oder pauschalbesteuert zugewendet werden. Geschenke (kein Bargeld!) im Wert von bis zu 60 Euro sind aufgrund einer Billigkeitsregelung der Finanzverwaltung ohne weitere Prüfung steuerfrei, wenn sie der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern im Rahmen einer Weihnachtsfeier zuwendet und die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen (Feier + Geschenk) den Freibetrag in Höhe von aktuell 110 Euro für Betriebsveranstaltungen nicht überschreiten. Bei Geschenken, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro übersteigt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie „anlässlich“ oder „nur bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden.

Wird die Feier doch etwas teurer, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, wenn die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Feier erhoben und abgeführt wird.