Viele Unternehmen sind über die Grenzen hinweg in anderen Staaten unternehmerisch tätig. Eine Vielzahl von Unternehmen erwirbt aber auch nur Waren oder bezieht Leistungen im Ausland, ohne dass das Unternehmen selbst in diesem ausländischen Staat umsatzsteuerpflichtige Umsätze erbringt. Im letzteren Fall ist in dem jeweiligen Land keine Registrierung für umsatzsteuerliche Zwecke erforderlich.
Vorsteuervergütungsverfahren zur Erstattung der Vorsteuer
Damit die für die bezogenen Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellte ausländische Umsatzsteuer das Unternehmen wirtschaftlich nicht belastet, kann die Vorsteuer regelmäßig im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens erstattet werden. Dabei ist für jedes Land ein gesonderter Vergütungsantrag erforderlich. Wie das eigentliche Vorsteuer-Vergütungsverfahren abläuft, hängt davon ab, ob es sich um einen EU-Staat handelt oder nicht. Innerhalb der Europäischen Union gilt ein elektronisches Erstattungsverfahren. Unternehmer haben für Rechnungen aus 2025 noch bis zum 30. September 2026 Zeit.
Vorsteuervergütungsverfahren mit Drittländern: Ausschlussfrist beachten
Vergütungsanträge gegenüber Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittstaaten) sind dagegen schriftlich einzureichen und für Erstattungsanträge für 2025 verbleibt auch nur noch wenig Zeit: Am 30. Juni 2026 ist Fristablauf. Dabei handelt es sich um eine Ausschlussfrist, d. h., es gibt keine Verlängerungsmöglichkeit.
Vorsteuervergütung nicht mit allen Drittländern
Die Vergütung der Vorsteuern erfolgt nur von Ländern, mit denen ein Abkommen auf Gegenseitigkeit besteht. Das sind Länder, für deren Unternehmer im Gegenzug auch Deutschland die Vorsteuern vergütet. Das Bundesfinanzministerium hat ein Verzeichnis der Drittstaaten veröffentlicht, mit denen Gegenseitigkeit gegeben ist. Keine Vorsteuervergütung ist beispielsweise mit Brasilien, Indien, Mexiko, Russland und der Türkei vereinbart.
Besonderheiten bei sonstigen Leistungen beachten
Auch für sonstige Leistungen, bei denen nicht der leistende Unternehmer, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet, z. B. bei Beratungsleistungen eines schweizerischen Unternehmers, gibt es kein Vorsteuervergütungsverfahren. In diesen Fällen ist der Leistungsempfänger in Deutschland verpflichtet, die Umsatzsteuer in Deutschland anzumelden. Er darf dann aber auch die Vorsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldungen geltend machen.
Anträge zeitnah stellen
Die Anträge auf Erstattung der Umsatzsteuer aus Drittstaaten sind in der Regel schriftlich auf dem Postweg an die jeweilige Finanzbehörde im Ausland zu stellen. Die ausländischen Finanzbehörden stellen hierfür in der Regel eigene Antragsvordrucke in ihrer Landessprache zur Verfügung. Einige Staaten bestehen auf deren Verwendung. Den Anträgen sind die Originalrechnungen beizufügen. Für die fristgerechte Beantragung ist die Dauer des Postweges zu beachten, die bis zu 14 Tage beanspruchen kann.
Hinweis: Das Bundeszentralamt für Steuern ist in diesem Erstattungsverfahren nur für die ausländischen Unternehmen, die deutsche Vorsteuer erstattet bekommen, zuständig.
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