Steuerpflichtige müssen eine Vielzahl von Nachweis- und Aufzeichnungspflichten erfüllen, damit Bewirtungsaufwendungen steuerlich anerkannt werden. Anzugeben sind insbesondere Ort und Tag der Bewirtung, Teilnehmer einschließlich Gastgeber), Anlass, Höhe der Aufwendungen und Unterschrift des Steuerpflichtigen. Bei Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzlich Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer sowie Name und Anschrift des Leistungsempfängers angegeben sein.
Bewirtungsbelege aus einer elektronischen Kasse erkennt das Finanzamt nur dann an, wenn sie maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind und die TSE-Angaben (z. B. im QR-Code) enthalten. Handschriftliche Belege oder Kassenbons ohne TSE-Angaben gelten als nicht ordnungsgemäß. In diesem Fall können die Kosten nicht als Betriebsausgaben angesetzt werden. Auch der Vorsteuerabzug ist damit untersagt.
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