In vielen Unternehmen gehören freie Mitarbeiter längst zum Alltag: Sie übernehmen Schulungen, Projekte, Beratung, Pflegeeinsätze oder kreative Leistungen. Doch wenn aus flexibler Zusammenarbeit faktisch eine Eingliederung in den Betrieb wird, kann aus freier Mitarbeit schnell Scheinselbständigkeit werden – mit teuren Folgen.
Eine sogenannte Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als Selbständiger auftritt, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer tätig wird. Das Risiko besteht nicht nur bei Honorar-Lehrkräften. Betroffen sein können zum Beispiel auch Pflegekräfte, Honorarärzte, IT-Freelancer, Projektmanager, Kurierfahrer, freie Vertriebsmitarbeiter, Kreative, Berater, Trainer, Coaches, Sprachlehrer, Sport- und Fitnessanbieter oder freie Mitarbeiter in Medien- und Veranstaltungsbetrieben.
Typisch sind Fälle, in denen Leistungen zwar auf Rechnung eingekauft werden, die Person aber in feste Abläufe des Unternehmens eingebunden ist. Das kann etwa bei festen Einsatzplänen, verbindlichen Arbeitszeiten, vorgegebenen Einsatzorten, der Nutzung betrieblicher Arbeitsmittel oder bei enger Kontrolle durch das beauftragende Unternehmen der Fall sein. Besonders kritisch sind Konstellationen, in denen freie Mitarbeiter dauerhaft für nur einen Auftraggeber tätig sind, keine eigenen Mitarbeiter einsetzen, kein eigenes unternehmerisches Risiko tragen und gegenüber Kunden nicht als eigenes Unternehmen auftreten. Eine eigene Steuernummer, ein Gewerbeschein oder die Abrechnung per Rechnung reichen für sich genommen nicht aus.
Die tatsächliche Durchführung entscheidet
Für die Beurteilung des sozialversicherungsrechtlichen Status ist immer das Gesamtbild maßgeblich. Wenn Vertrag und gelebte Praxis auseinanderfallen, ist die tatsächliche Durchführung entscheidend. Für eine abhängige Beschäftigung sprechen insbesondere Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers. Weisungsgebundenheit kann sich auf Zeit, Ort, Inhalt oder Art der Tätigkeit beziehen. Eine Eingliederung liegt nahe, wenn freie Mitarbeiter in Dienstpläne aufgenommen werden, interne Systeme nutzen, an Teamrunden teilnehmen, feste Berichtswege einhalten oder nach außen wie eigene Mitarbeiter des Unternehmens auftreten.
Für Selbständigkeit sprechen dagegen eigene unternehmerische Gestaltungsspielräume. Dazu gehören eigene Kunden, Werbung, Preisgestaltung, Betriebsmittel, ein Auftreten unter eigenem Namen, ein echtes Vertretungsrecht und die Möglichkeit, Aufträge abzulehnen. Auch ein Unternehmerrisiko ist wichtig. Wer nur geleistete Stunden abrechnet, keine eigenen Investitionen tätigt und wirtschaftlich kaum eigene Chancen oder Risiken trägt, wird eher nicht als selbständig angesehen.
Aktuelle Rechtsprechung erhöht den Prüfungsdruck
Vereinbarungen mit freien Mitarbeitern stehen schon seit langem im Fokus der Prüfungen der Sozialversicherungsträger. Und regelmäßig müssen schlussendlich die Sozialgerichte ein Urteil fällen. Am bekanntesten ist in dem Zusammenhang das sogenannte Herrenberg-Urteil des Bundessozialgerichts aus dem Jahr 2022. In dem Fall ging es um eine Musikschullehrerin, die vertraglich als freie Mitarbeiterin tätig war. Das Gericht stellte dennoch eine abhängige Beschäftigung fest. Ausschlaggebend war unter anderem die organisatorische Einbindung, die persönliche Leistungspflicht und das fehlende Auftreten als eigene Unternehmerin.
Die Bedeutung des Urteils geht jedoch über Musikschulen hinaus. Es zeigt, dass Gerichte und Sozialversicherungsträger sehr genau prüfen, ob freie Mitarbeiter tatsächlich unternehmerisch tätig sind. Die Prüfung erfolgt immer einzelfallbezogen. Gerade deshalb ist eine pauschale Einordnung nach einer Berufsgruppe kaum möglich.
Im Ergebnis des Herrenberg-Urteils ist für eine Vielzahl von Vereinbarungen mit freien Mitarbeitern davon auszugehen, dass tatsächlich eine abhängige Beschäftigung vorliegt und Sozialversicherungspflicht besteht.
Verlängerung der Übergangsfrist bei Lehrkräften
Um Auftraggebern und „freien Mitarbeitern“ die Möglichkeit zu geben, Verträge anzupassen und neu zu gestalten, hat der Gesetzgeber für Lehrkräfte nach Ergehen des Urteils eine Übergangsregelung erlassen und diese im März 2026 bis Ende 2027 verlängert. Wird bei einer Prüfung festgestellt, dass eine Honorar-Lehrkraft tatsächlich abhängig beschäftigt ist, beginnt die Versicherungspflicht unter den Voraussetzungen des § 127 Abs. 1 SGB IV erst ab dem 1. Januar 2028. Die Regelung verschafft insbesondere Bildungsträgern, Musikschulen und vergleichbaren Einrichtungen mehr Zeit, bestehende Honorarmodelle zu überprüfen.
Hinweis: Die Übergangsregelung setzt voraus, dass Auftraggeber und Lehrkraft bei Vertragsschluss von Selbständigkeit ausgegangen sind und die Lehrkraft der Übergangsregelung zustimmt. Die Zustimmung muss dokumentiert werden und ist zu den Entgeltunterlagen zu nehmen.
Folgen einer falschen Einordnung
Wird eine Scheinselbständigkeit festgestellt, kann das teuer werden. Arbeitgeber müssen grundsätzlich die Sozialversicherungsbeiträge bis zur Verjährungsgrenze nachzahlen. Das umfasst regelmäßig auch die Arbeitnehmerbeiträge. Denn diese können vom Auftraggeber nur maximal in den nachfolgenden drei Lohnabrechnungszeiträumen vom Auftragnehmer nachgefordert werden. Betroffen sind Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Hinzu kommen mögliche Säumniszuschläge.
Auch lohnsteuerliche und arbeitsrechtliche Folgen sind zu beachten. Es können Korrekturen in der Gehaltsabrechnung erforderlich werden. Außerdem können Ansprüche auf Urlaub, Entgeltfortzahlung oder Kündigungsschutz im Raum stehen. In schweren Fällen können auch straf- und bußgeldrechtliche Risiken relevant werden, insbesondere wenn Sozialversicherungsbeiträge vorsätzlich nicht abgeführt wurden.
Statusfeststellungsverfahren kann Klarheit schaffen
Ein wichtiges Instrument, um diese Folgen zu vermeiden, ist das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund. Damit kann vor Vertragsbeginn verbindlich geklärt werden, ob eine Tätigkeit sozialversicherungsrechtlich als Beschäftigung oder als selbständige Tätigkeit einzuordnen ist.
Das Verfahren kann insbesondere sinnvoll sein, wenn freie Mitarbeiter regelmäßig eingesetzt werden oder wenn größere wirtschaftliche Risiken bestehen. Außerdem gibt es die Möglichkeit einer Prognoseentscheidung vor Aufnahme der Tätigkeit. Bei mehreren gleich gelagerten Auftragsverhältnissen ist auch eine Gruppenfeststellung möglich.
Empfehlung für Unternehmer
Unternehmer sollten freie Mitarbeit nicht nur anhand des Vertrags prüfen, sondern vor allem nach der tatsächlichen Zusammenarbeit. Entscheidend ist, ob freie Mitarbeiter regelmäßig in feste Abläufe, Dienstpläne, Arbeitsorte oder interne Systeme eingebunden sind. Ebenso sollte geprüft werden, ob sie nach außen als eigenes Unternehmen auftreten, eigene Kunden und Preise haben, ein echtes Vertretungsrecht nutzen können und ein eigenes wirtschaftliches Risiko tragen. Stimmen Vertrag und Praxis nicht überein oder bestehen Zweifel, kann ein Statusfeststellungsverfahren sinnvoll sein. Die ETL-Rechtsanwälte unterstützen dabei gern.
Wir sind für Sie da!
Haben Sie nicht gefunden, wonach Sie suchen oder noch Fragen zum Artikel oder zu ETL ADHOGA? Schreiben Sie uns gerne über das Kontaktformular. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.
