Auch in der Coronakrise besteht das Finanzamt auf Kassen, die über eine Technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Bis Ende September läuft die Nichtbeanstandungsfrist.
In der Schockstarre durch Corona ist sie bei vielen Unternehmern etwas in Vergessenheit geraten: die Nachrüstung der Kassensysteme. Deshalb wollen wir an dieser Stelle noch einmal daran erinnern, dass elektronische Aufzeichnungssysteme, mit denen auch bare Einnahmen verwaltet werden können, seit Januar dieses Jahres mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten sind. Ausgenommen von dieser Aus- beziehungsweise Nachrüstpflicht sind bislang lediglich Waren- und Dienstleistungsautomaten, wie beispielsweise Getränke- oder Snackautomaten, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, Taxameter und Buchhaltungsprogramme.
Dies gleich vorweg: Es gibt grundsätzlich keine Ausnahme oder Befreiungsmöglichkeit von der Pflicht, die Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zu ergänzen!
Vom Sicherheitsmodul bis zur digitalen Schnittstelle
Woraus besteht eine solche Technische Sicherheitseinrichtung? Es sind drei Teile: ein Sicherheitsmodul, ein nichtflüchtiges Speichermedium (z. B. SDKarte, USB-Stick) und eine einheitliche digitale Schnittstelle. Im Detail funktioniert die TSE wie folgt:
Das Sicherheitsmodul besteht aus einer kryptografischen Einheit und einer Zeitfunktion. Damit werden die abzusichernden Daten mit einem Zeitstempel versehen und mittels kryptografischer Verfahren verschlüsselt. Dadurch werden nachträgliche Veränderungen an den Daten erkennbar. Das Speichermodul sichert die digitalen Aufzeichnungen und hält diese für die betriebliche Buchführung, für Kassennachschauen oder für Betriebsprüfungen verfügbar.
Während bisher die Strukturen der Daten, die aus Kassensystemen ausgelesen werden konnten, sehr unterschiedlich waren, wurde jetzt eine einheitliche digitale Schnittstelle definiert. Als Datensatzbeschreibung der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K
wurde diese auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern veröffentlicht. Das einheitliche Datenformat vermeidet Schwierigkeiten beim Export oder Import der Daten und ermöglicht der Finanzverwaltung gleichzeitig deren schnellere Auswertung.
Jede TSE muss vom Bundesamt geprüft sein
Für die Technische Sicherheitseinrichtung hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik entsprechende technische Richtlinien veröffentlicht. Aufgrund dieser Richtlinien werden die technischen Sicherheitseinrichtungen durch darauf spezialisierte Unternehmen entwickelt. Im Anschluss müssen diese technischen Sicherheitseinrichtungen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik geprüft und zertifiziert werden.
Hinweis: Eine TSE wird nur dann zertifiziert, wenn sie den Anforderungen der Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik entspricht. Damit ist keine Zertifizierung des eingesetzten Kassensystems und seiner Verwendung selbst verbunden.
Die Kassenhersteller müssen ihre Kassen so programmieren, dass diese mit der TSE des jeweiligen Herstellers Daten austauschen können. Die Kasse sendet hierfür Daten zu Geschäftsvorfällen, Kassenbelegen und anderen in der Kasse aufgezeichneten Vorgängen an die technischen Sicherheitseinrichtungen. Andere Vorgänge können zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine oder Stammdatenänderungen, aber unter Umständen auch manuelle Öffnungen einer Kassenschublade sein.
In den technischen Sicherheitseinrichtungen werden die Daten sodann digital signiert und in sogenannten Log- oder TAR-files als Protokoll gespeichert. Zugleich werden die Signaturdaten selbst an die Kasse zurückgegeben und von dieser ebenfalls gespeichert. Die Protokollierung umfasst den Vorgangsbeginn, eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, die Art des Vorgangs, die Zahlungsart, den Zeitpunkt eines eventuellen Vorgangsabbruchs oder der Vorgangsbeendigung, einen Prüfwert sowie die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems und der technischen Sicherheitseinrichtung.
Fällt die TSE während des Betriebs der Kasse aus, darf die Kasse weiter genutzt werden. Der Unternehmer ist jedoch verpflichtet, die Funktionsfähigkeit unverzüglich, also so schnell wie möglich, wiederherzustellen. Die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund sind zu dokumentieren.
Welche Fristen gelten für die Umsetzung? Die Pflicht zur Ausrüstung der elektronischen Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gilt wie gesagt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2020. Für (proprietäre) Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022. Innerhalb dieses Zeitraumes dürfen sie weiter genutzt werden.
Übergangsfristen sind an Bedingungen geknüpft
Grundsätzlich sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend und unverzüglich zu erfüllen. Doch die Entwicklung, Zertifizierung, Produktion und Auslieferung der technischen Sicherheitseinrichtungen hat einige Zeit benötigt, sodass die Finanzverwaltung eine allgemeine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30. September 2020 für alle elektronischen Kassentypen gewährt. Wichtig dabei: Auf die Frist kann sich nur berufen, wer beispielsweise mithilfe von Schriftwechseln und/oder Notizen über Absprachen mit dem Kassenhersteller dokumentieren kann, dass eine frühere Aufrüstung des Kassensystems mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung nicht möglich war. Es empfiehlt sich also, die verbleibende Zeit zu nutzen.
