Im täglichen Geschäft passiert es schnell: Eine Rechnung wird falsch ausgestellt. Zum Beispiel wird eine Leistung mit 19 % Umsatzsteuer berechnet, obwohl eigentlich nur 7 % richtig wären. Oder es wird Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl der Umsatz steuerfrei ist. Viele halten solche Rechnungsfehler für reine Formalitäten. Tatsächlich können sie jedoch erhebliche steuerliche Folgen haben. Denn ein falscher Steuerausweis kann dazu führen, dass der Rechnungssteller zusätzliche Umsatzsteuer zahlen muss. Das ist auch dann der Fall, wenn er diese Steuer wirtschaftlich gar nicht erhalten hat.
Warum ein falscher Steuerausweis problematisch ist
Grundsätzlich darf ein Rechnungsempfänger nur die Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen, die gesetzlich auch tatsächlich geschuldet ist. Steht auf einer Rechnung jedoch eine falsche oder zu hohe Steuer, entsteht aus Sicht des Finanzamts ein Risiko. Es ist dann nicht sicher, ob der Empfänger möglicherweise mehr Vorsteuer geltend macht, als ihm zusteht. Allein diese mögliche Gefährdung des Steueraufkommens kann ausreichen, um beim Rechnungsaussteller eine zusätzliche Steuerschuld auszulösen. Der Fehler auf der Rechnung bleibt also nicht folgenlos.
Entscheidend ist die Gefahr für das Finanzamt
Die Rechtsprechung in Europa und Deutschland stellt inzwischen klar: Eine zusätzliche Steuerschuld entsteht nur dann, wenn dem Staat tatsächlich ein Schaden droht. Fehlt diese Gefahr, darf auch keine Zusatzsteuer verlangt werden. Der Europäische Gerichtshof hat mehrfach entschieden, dass bei Rechnungen an private Endverbraucher in der Regel keine Gefährdung besteht. Denn Privatpersonen dürfen keine Vorsteuer abziehen. Wichtig ist jedoch: Als Endverbraucher gelten nur Nichtunternehmer. Unternehmer, die keinen Vorsteuerabzug haben, z. B. weil sie umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind oder nur umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, zählen nicht automatisch dazu.
Klare Linie auch für Deutschland
Der Bundesfinanzhof hat diese europäische Linie für Deutschland konkret umgesetzt. Danach entsteht keine zusätzliche Steuerschuld, wenn eindeutig ausgeschlossen werden kann, dass unberechtigte Vorsteuer geltend gemacht wurde. Wird eine fehlerhafte Rechnung korrigiert, wirkt diese Berichtigung ab dem Zeitpunkt, zu dem die Gefährdung für das Finanzamt beseitigt ist. Besonders praxisnah ist, dass eine Rechnungsberichtigung nicht zwingend direkt durch den Rechnungsaussteller erfolgen muss. Auch beauftragte Dritte, etwa im Rahmen einer Rechnungsprüfung, können eine solche Korrektur vornehmen, wenn sowohl Aussteller als auch Empfänger das Prüfergebnis akzeptieren. Bei Preisnachlässen oder Entgeltminderungen ist zudem nicht immer eine vorherige Rechnungsberichtigung erforderlich. Die steuerliche Anpassung kann auch direkt erfolgen.
Unterschiede je nach Rechnungsempfänger
In der Praxis kommt es stark darauf an, wer die Rechnung erhält. Bei Rechnungen an Privatkunden ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Anders verhält es sich bei Rechnungen zwischen Unternehmen. Hier ist ein Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, sodass ein falscher Steuerausweis schnell zu Problemen führen kann, wenn er nicht korrigiert wird. Besonders aufmerksam sollte man bei Grenzfällen sein. Dazu gehören Situationen, in denen der Rechnungsempfänger zwar Unternehmer ist, die Leistung aber für private Zwecke oder für steuerfreie Umsätze verwendet. In solchen Fällen entscheidet die Qualität der Dokumentation darüber, ob eine Gefährdung des Steueraufkommens ausgeschlossen werden kann.
Was Unternehmen in der Praxis beachten sollten
Um unnötige Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig dokumentieren, ob der Rechnungsempfänger Unternehmer oder Privatperson ist und wofür die Leistung verwendet wird. Bei Rechnungen zwischen Unternehmen empfiehlt es sich, Fehler schnell zu korrigieren und mit dem Empfänger abzustimmen, dass aus dem falschen Steuerausweis keine Vorsteuer gezogen wird. Ebenso sinnvoll ist es, einen festen organisatorischen Prozess für Rechnungsberichtigungen einzurichten. Auch Preisnachlässe, Skonti oder Gutschriften sollten immer im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer betrachtet werden, damit steuerliche Korrekturen rechtzeitig und korrekt erfolgen.
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