In knapp einem Monat kommt die E-Rechnung für Leistungen zwischen umsatzsteuerlichen Unternehmern. Das bedeutet: Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Rechnungen elektronisch empfangen und grundsätzlich auch versenden können.
Also höchste Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Was ist für den Empfang von E-Rechnungen zu tun? Für den Empfang einer E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 reicht es grundsätzlich aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Es muss aber auch sichergestellt werden, dass die Datenformate der Lieferanten oder Dienstleister mit der vorhandenen Hardware und Software gelesen, verarbeitet und archiviert werden können. Unternehmer sollten daher kurzfristig ihren Softwareanbieter kontaktieren.
Zusätzlich sollten Unternehmer ihre internen Prozesse und Strukturen überprüfen. Es muss festgelegt werden, wer in welchem Rhythmus den Rechnungseingang überwacht, prüft und gegebenenfalls neue Rechnungen herunterlädt. Auch an Vertretungsregelungen, Zugriffsrechte und den Umgang mit fehlerhaften Rechnungen sollten Unternehmer denken. Nicht zuletzt müssen die eigenen Mitarbeiter geschult und eine Verfahrensdokumentation erstellt werden.
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