Frühstück, Mittagessen, Unterkunft

In verschiedenen Branchen wie der Gastronomie & Hotellerie, bei Saisonarbeitskräften in der Land- und Forstwirtschaft oder in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen ist es üblich, Arbeitnehmern Kost und Logis unentgeltlich oder verbilligt zu gewähren. Die geldwerten Vorteile aus diesen Sachbezügen gehören dabei mit zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitsentgelt. Doch anders als beim Barlohn ist es bei den Sachbezügen nicht immer leicht, vor allem aber sehr aufwendig, diese zu bewerten. Um die Bewertung zu vereinfachen, werden in jedem Jahr amtliche Sachbezugswerte nach der Sachbezugsentgeltverordnung festgelegt. Diese sozialversicherungsrechtlich festgelegten amtlichen Sachbezugswerte sind auch steuerrechtlich zwingend anzusetzen und damit für die Bewertung von geldwerten Vorteilen bindend.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat nunmehr bereits den Entwurf der 16. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung mit den Sachbezugswerten 2026 vorbereitet. Die für 2026 vorgesehenen amtlichen Sachbezugswerte müssen noch das parlamentarische Verfahren durchlaufen, d. h. den Beschluss vom Bundeskabinett, die Zustimmung des Bundesrates und die anschließende Verkündung im Bundesgesetzblatt. Bislang haben sich im Laufe dieses Verfahrens im Vergleich zum Entwurf allerdings keine wertmäßigen Änderungen ergeben.

Die Werte für die Sachbezüge an Arbeitnehmer für die kostenlose oder verbilligte Überlassung von Mahlzeiten, Unterkunft oder Wohnung sollen zum 1. Januar 2026 erhöht werden.

Sachbezüge an Arbeitnehmer für die kostenlose oder verbilligte Überlassung von Mahlzeiten

Hinweis: Bei Mahlzeitengestellung ist seit 1. Januar 2019 in die Lohnsteuerbescheinigung zwingend Buchstabe „M“ einzutragen.

Sachbezugswert versus Verpflegungsmehraufwendungen

Arbeitnehmer, die außerhalb ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden, können für die ihnen entstehenden Verpflegungsmehraufwendungen Werbungskosten abziehen: 28 Euro bei mehrtägigen Dienstreisen und 14 Euro für Tage mit mehr als achtstündiger Abwesenheit von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte sowie An- oder Abreisetage. Liegen die Voraussetzungen für den Werbungskostenabzug vor, entfällt der Ansatz mit dem Sachbezugswert.

Beispiel:
Ein Erzieher nimmt an einer zehntägigen Fortbildung außerhalb seines Wohn- und Arbeitsortes teil. Der Arbeitgeber übernimmt Kosten für das Hotel einschließlich Vollverpflegung.

Der Erzieher ist auswärts tätig und könnte für die zehn Tage Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen (acht Tage zu 28 Euro sowie An- und Abreisetag zu jeweils 14 Euro). Die Mahlzeiten sind nicht mit dem Sachbezugswert zu bewerten, sondern bleiben steuerfrei. Aufgrund der Vollverpflegung durch den Arbeitgeber sind die Verpflegungspauschalen beim Arbeitnehmer aber auf null zu kürzen. Der Arbeitgeber kann die tatsächlichen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen. Damit der Arbeitnehmer seinerseits keine zusätzlichen Werbungskosten geltend macht, ist im Lohnkonto der Großbuchstabe „M“ für Mahlzeitengestellung aufzuzeichnen und in die Jahreslohnsteuerbescheinigung einzutragen.

Der Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte kann in folgenden Sachverhalten erfolgen:

• Wenn ein Arbeitgeber in einer von ihm selbst betriebenen Kantine arbeitstäglich Mahlzeiten gewährt, sind diese mit dem Sachbezugswert zu bewerten. Sofern diese überwiegend nicht für die eigenen Arbeitnehmer zubereitet werden, können diese alternativ mit dem tatsächlichen Endpreis bewertet werden und der Rabattfreibetrag von bis zu 1.080 Euro pro Jahr angewendet werden.
• Erhält ein Arbeitnehmer arbeitstägliche Mahlzeiten in einer Kantine, die der Arbeitgeber nicht selbst betreibt, sind diese mit den Sachbezugswerten zu bewerten. 
• Auch bei der Ausgabe von Essensgutscheinen oder Restaurantschecks oder digitalen Essenmarken für die arbeitstägliche Mahlzeitengestellung erfolgt die Bewertung mit dem Sachbezugswert, sofern der Verrechnungswert der Essenmarke für ein Mittag- bzw. Abendessen den Sachbezugswert nicht um 3,10 Euro übersteigt. Der Verrechnungswert darf 2026 somit nicht über 7,67 Euro (Mittag- bzw. Abendessen: 4,57 Euro zuzüglich 3,10 Euro) liegen.
• Und auch wenn der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter einem Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit oder im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, ist für diese regelmäßig der amtliche Sachbezugswert anzusetzen. Der tatsächliche Wert einer solchen Mahlzeit darf dabei 60 Euro nicht übersteigen. Anderenfalls gilt die Mahlzeit als Belohnungsessen, welches mit dem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn zu versteuern und zu verbeitragen ist. Der Ansatz solcher Mahlzeiten unterbleibt allerdings, wenn beim Arbeitnehmer für ihm entstehende Mehraufwendungen für Verpflegung ein Werbungskostenabzug infrage käme.

Wohnung versus Unterkunft

Gewährt der Arbeitgeber freie Logis, muss zwischen Wohnung und Unterkunft unterschieden werden. Wird für den Arbeitnehmer ein Zimmer bei Mitbenutzung von Bad, Toilette und Küche angemietet, handelt es sich um die Überlassung einer Unterkunft, für die der Sachbezugswert anzusetzen ist. Wird dem Arbeitnehmer dagegen ein angemietetes Appartement mit Küchenzeile und WC oder eine Wohnung überlassen, ist die ortsübliche Miete anzusetzen. Ist es sehr schwierig, den ortsüblichen Mietpreis festzustellen, können nach der Sachbezugsverordnung Quadratmeterpreise angesetzt werden.

Sachbezüge an Arbeitnehmer für die kostenlose oder verbilligte Überlassung einer Unterkunft oder Wohnung

Wenn die Ermittlung der ortsüblichen Miete nicht möglich ist, können alternativ feste Quadratmeterpreise als Sachbezug angesetzt werden.