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16.08.2021

Auch Bewirten will gelernt sein

Betriebsausgabenabzug erfordert ordnungsgemäße Bewirtungsrechnung

Mit der Wiedereröffnung der Gastronomie werden auch die geschäftlichen Bewirtungen wieder zunehmen und die Bewirtungsaufwendungen sollen natürlich steuermindernd angesetzt werden. Bei Bewirtungsaufwendungen schaut der Fiskus jedoch genau hin, ob es sich tatsächlich um betrieblich veranlasste Ausgaben oder eher um nicht abzugsfähige Kosten der allgemeinen Lebensführung handelt. Eine Bewirtung von Geschäftsfreunden (z. B. Kunden, Lieferanten, Handelsvertreter, Bewerber) ist geschäftlich veranlasst, wenn sie der Geschäftsbeziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Dafür anfallende Aufwendungen für Speisen, Getränke sowie Nebenkosten wie Trinkgelder oder Garderobengebühren sind steuerlich abziehbar, allerdings nur soweit sie angemessen sind und dann auch nur zu 70 %. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen die private Haushaltsersparnis des bewirtenden Unternehmers und seiner Angestellten und Angehörigen berücksichtigen. Der Vorsteuerabzug ist allerdings in voller Höhe zulässig.

Angaben zur Bewirtung sind unverzichtbar
Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte auf-gezeichnet werden. Die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ist zeitnah, spätestens mit der Buchhaltung schriftlich nachzuweisen, indem der Bewirtungsbeleg um die Teilnehmer (einschließlich Gastgeber) und den Anlass der Bewirtung ergänzt und unterschrieben wird. Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig, der auch Ort und Tag der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen enthält.

Hinweis: Der Anlass muss möglichst aussagekräftig sein. Allgemeine Angaben wie „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.

Zusatzanforderungen an Bewirtungsbelege von Gaststätten beachten
An Bewirtungsbelege von Gaststätten stellt die Finanzverwaltung besonders hohe Anforderungen. Entspricht die Rechnung nicht den Vorgaben, erkennt das Finanzamt die Rechnung insgesamt nicht an und der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug wird versagt. Wichtigste Vorgabe: Bewirtungsbelege müssen zwingend elektronisch erstellt sein und spätestens ab dem 1. Januar 2023 auch die nötigen Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten.

Hinweis: Die Schonfrist gilt ausschließlich für den Abzug von Bewirtungsaufwendungen – nicht jedoch für das Ausstellen von Barbelegen unter Einsatz einer elektronischen Registrierkasse. Gastwirte, die bereits eine TSE verwenden, müssen also auch schon jetzt Belege mit TSE-Angaben ausstellen. Fehlen diese Angaben, kann es bei Betriebsprüfungen erheblichen Ärger mit dem Prüfer geben, der bei weiteren Versäumnissen mitunter sogar zur Hinzuschätzung von Umsätzen berechtigt ist.

Erforderliche Angaben auf jedem Bewirtungsbeleg sind:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebes
  • Ausstellungsdatum
  • Leistungszeitpunkt
  • Leistungsbeschreibung (Menü 1 oder Lunch-Buffet genügt, jedoch nicht „Speisen und Getränke“)
  • Entgelt und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe sowie der jeweils anzuwendende Steuersatz

Erforderliche Zusatzangaben bei Bewirtungsbelegen über 250 Euro sind:

  • Name des bewirtenden Unternehmers (ggf. handschriftlich vom Bewirtungsbetrieb ergänzt)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebes
  • fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Entgelt, Umsatzsteuerbetrag sowie der jeweils anzuwendende Steuersatz

Zusatzangaben aus TSE (auch als QR-Code zulässig)

  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes (Bestellbeginn bis Ende des Kassiervorgangs)
  • Transaktionsnummer
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls

Tipp: Der Bewirtende sollte bei größeren Rechnungen darauf bestehen, dass der Gastwirt – zumindest händisch – den Namen und die Anschrift des Leis-tungsempfängers auf dem Bewirtungsbeleg notiert. Anderenfalls wird weder der Betriebsausgabenabzug noch der Vorsteuerabzug anerkannt.

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