Die Kasse soll zur Schaltzentrale der Steuerprüfung werden. Ein aktueller Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums sieht eine branchenübergreifende Kassenpflicht, digitale Belege, strengere Regeln für den Datenzugriff und neue Sanktionen vor. Auch Restaurants, Hotels, Bars und Caterer müssen sich auf mögliche Änderungen einstellen.
Noch ist das Vorhaben nicht beschlossen. Für die Hospitality-Branche könnte es allerdings erhebliche praktische Folgen haben, auch wenn bereits ein elektronisches Kassensystem mit TSE eingesetzt wird.
Kassenpflicht bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz
Kernstück des am 7. August 2026 veröffentlichten Referentenentwurfs ist ein neuer § 146b der Abgabenordnung (AO). Danach sollen Unternehmen branchenübergreifend ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, wenn ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr 100.000 Euro überschreitet. Betroffen wären damit auch viele Unternehmen aus Gastronomie und Hotellerie.
Das System muss die bereits geltenden Anforderungen des § 146a AO erfüllen. Dazu gehören insbesondere eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie die Möglichkeit, die aufgezeichneten Daten der Finanzverwaltung im vorgeschriebenen Format bereitzustellen. Das Ziel: Steuerhinterziehung im Zusammenhang mit Kasseneinnahmen bekämpfen und die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sichern.
Für den Start ist zunächst der Umsatz 2027 maßgeblich: Überschreitet er 100.000 Euro, soll die Kassenpflicht nach dem geplanten Art. 101a Abs. 3 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung (EGAO) bereits ab dem 1. Januar 2028 gelten. Wird die Grenze erstmals in einem späteren Jahr überschritten, soll die Pflicht nach dem geplanten § 146b Abs. 3 AO grundsätzlich am 1. April des Folgejahres beginnen.
Eine vorhandene TSE-Kasse muss nicht automatisch ersetzt werden. Entscheidend ist, ob System, Datenexport und betriebliche Abläufe die künftigen Anforderungen erfüllen.
Die Umsatzgrenze geht am Risiko vorbei
In Gastronomie und insbesondere in der Hotellerie kann die Schwelle von 100.000 Euro Gesamtumsatz schnell erreicht werden. Viele Unternehmen der Branche dürften daher unter die geplante Kassenpflicht fallen.
Entscheidend ist nicht der Barumsatz, sondern der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 Umsatzsteuergesetz (UStG). Damit könnte zum Beispiel auch ein Caterer unter die Kassenpflicht fallen, der überwiegend Geschäftskunden bedient und nahezu alle Zahlungen über sein Bankkonto abwickelt. Ob bei diesem Geschäftsmodell ein erhöhtes Risiko schwer nachvollziehbarer Bareinnahmen besteht, spielt für die Umsatzgrenze keine Rolle.
Genau hier liegt die Schwachstelle des Entwurfs: Die Kassenpflicht knüpft pauschal an den Gesamtumsatz an, obwohl dieser wenig über den Umfang der Bareinnahmen und das tatsächliche Manipulationsrisiko aussagt.
Der Entwurf sieht eine Befreiung für individuelle Härtefälle sowie allgemeine Ausnahmen für bestimmte Fallgruppen vor. Bei einer sachlichen Härte soll der neue § 146b AO eine Befreiung auf Antrag ermöglichen. Welche Unternehmen allgemein von der Kassenpflicht ausgenommen werden, soll das Bundesfinanzministerium per Rechtsverordnung festlegen. Ein erster Diskussionsentwurf dazu liegt bereits vor, die endgültige Abgrenzung ist jedoch noch offen.
Gerade für saisonale, mobile oder weitgehend unbar arbeitende Unternehmen ist diese Abgrenzung entscheidend. Fallen sie nicht unter eine allgemeine Ausnahme, bleibt ihnen nur der individuelle Härtefallantrag. Zu eng gefasste Ausnahmen könnten deshalb neue Bürokratie schaffen, statt gezielt Unternehmen mit relevanten Bargeldrisiken zu erfassen.
Der Papierbon geht, die Belegpflicht bleibt
Ab dem 1. Januar 2028 soll der Papierbon nicht mehr verpflichtend sein. Die Belegpflicht bleibt jedoch bestehen. Nach dem geplanten § 146a Abs. 2 AO muss künftig für jeden Geschäftsvorfall ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat verfügbar sein. Bereitgestellt werden könnte er etwa per QR-Code, Download-Link oder E-Mail. Unberührt bleibt der zivilrechtliche Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB.
Digital statt analog bedeutet nicht automatisch eine Vereinfachung. Der Beleg muss weiterhin erstellt und bereitgestellt werden. Zusätzlicher Aufwand sollte jedoch nicht entstehen. Entscheidend ist deshalb, dass sich die digitale Lösung nahtlos in den Bezahlvorgang einfügt.
Offen bleibt auch, wer von der Belegpflicht befreit werden kann. Die vorgesehene Regelung in § 146a Abs. 2 AO ermöglicht eine Befreiung nach § 148 AO nur beim „Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen“. Gastronomie, Hotellerie und andere Dienstleistungsbranchen erbringen jedoch überwiegend sonstige Leistungen. Ohne Klarstellung könnten sie bei der Befreiung schlechter gestellt sein als Teile des Einzelhandels.
Die Technik allein reicht nicht: Die Abläufe müssen stimmen
Die geplante Kassenpflicht greift tief in den Betriebsalltag ein. Nach der Begründung des Entwurfs sollen neben Betriebseinnahmen auch Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten erfasst werden, sofern sie nicht unmittelbar über ein Bankkonto abgewickelt werden. Nach diesem Verständnis müsste das elektronische Aufzeichnungssystem auch Kartenzahlungen und bar bezahlte betriebliche Einkäufe einbeziehen.
Für Gastronomie und Hotellerie bedeutet das: Stornierungen, Preisnachlässe, Gutscheine, Anzahlungen und Eigenverbrauch müssen einheitlich erfasst und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt auch für Trinkgelder, wenn sie unbar gezahlt oder über die betriebliche Kasse abgewickelt werden. Die eigentliche Herausforderung liegt damit weniger in der Kassentechnik als in den Abläufen dahinter.
Besonders wichtig ist der Datenexport. Bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau müssen die angeforderten Kassendaten vollständig und fristgerecht vorliegen. Der geplante neue § 200 Abs. 2a AO soll die Folgen einer verspäteten Bereitstellung verschärfen. Funktioniert der Export nicht rechtzeitig, bleibt das Unternehmen gegenüber der Finanzverwaltung verantwortlich, auch wenn die Ursache beim Kassendienstleister liegt.
Exportfähigkeit, Supportzeiten und Unterstützung bei Prüfungen gehören deshalb in den Vertrag mit dem Anbieter. Ein regelmäßiger Testexport zeigt, ob die Daten vollständig, lesbar und im geforderten Format verfügbar sind.
Der Entwurf nimmt Manipulationen noch stärker ins Visier
Der Referentenentwurf belässt es nicht bei der Kassenpflicht. Finanzbehörden sollen bei gefälschten technischen Aufzeichnungen zusätzliche Ermittlungsbefugnisse erhalten. Zugleich sind neue Mitteilungs-, Bußgeld- und Strafvorschriften geplant.
Besonders scharf geht der Entwurf gegen Manipulationssoftware vor. Ein neuer § 374a AO soll unter anderem den Einsatz, das Bewerben und das Inverkehrbringen von Manipulationssoftware als eigenständige Steuerstraftat erfassen. Damit richtet sich die Verschärfung nicht nur gegen manipulierte Kassendaten, sondern auch gegen die technischen Werkzeuge dahinter.
Für Unternehmen bleibt dennoch entscheidend: Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Kassenführung liegt bei ihnen. Funktionierende Datenexporte, nachvollziehbare Abläufe und vollständige Aufzeichnungen lassen sich nicht vollständig an Kassenanbieter, IT-Dienstleister oder Steuerberater auslagern.
Technik ist nicht der heilige Gral der Steuerehrlichkeit
Steuerhinterziehung verzerrt den Wettbewerb. Wer Einnahmen verschweigt, kann niedrigere Preise anbieten und zugleich höhere Gewinne erzielen. Gerade in einer Branche mit knappen Margen geraten steuerehrliche Unternehmen dadurch erheblich unter Druck. Wirksame Kontrollen liegen deshalb auch in ihrem Interesse.
Ob die Kassenpflicht dieses Problem löst, ist jedoch fraglich. Eine TSE schützt bereits erfasste Daten vor nachträglichen Veränderungen. Sie verhindert aber nicht, dass Umsätze gar nicht erst in die Kasse eingegeben werden.
Technik kann Aufzeichnungen sichern, aber keine vollständige Erfassung garantieren. Unangekündigte Kassen-Nachschauen und gezielte Auswertungen durch die Finanzverwaltung bleiben deshalb unverzichtbar. Auffällige Buchungsmuster und Abweichungen zur Finanzbuchhaltung lassen sich so gezielt erkennen. Erst im Zusammenspiel können diese Instrumente zu mehr Steuerehrlichkeit und faireren Wettbewerbsbedingungen beitragen.
Jetzt prüfen, aber nicht vorschnell investieren
Noch handelt es sich um einen Referentenentwurf. Für übereilte Investitionen besteht daher kein Anlass. Aus den geplanten Neuregelungen und den bereits geltenden Anforderungen an elektronische Kassensysteme lassen sich dennoch einige Punkte ableiten, die Unternehmen jetzt prüfen sollten:
- Umsatzentwicklung: Wird der Gesamtumsatz 2027 voraussichtlich 100.000 Euro überschreiten?
- Kassenlandschaft: Welche Kassen, Handhelds, Tablets und Schnittstellen sind im Einsatz?
- TSE und Meldestatus: Sind alle Systeme ordnungsgemäß abgesichert und gemeldet?
- Betriebliche Abläufe: Wie werden Stornos, Gutscheine, Anzahlungen, Entnahmen sowie unbare oder über die Kasse abgewickelte Trinkgelder erfasst?
- Datenexport: Lassen sich die Kassendaten vollständig und im vorgeschriebenen Format bereitstellen?
- Verträge: Sind Exportfähigkeit, Supportzeiten und Unterstützung bei steuerlichen Prüfungen verbindlich geregelt?
- Gesetzgebungsverfahren: Die weitere Entwicklung im Blick behalten, denn Fristen und Einzelheiten können sich noch ändern.
Fazit: Entscheidend ist die Ausgestaltung
Die geplante Kassenpflicht kann zu mehr Steuerehrlichkeit und fairerem Wettbewerb beitragen. Dafür müssen Umsatzgrenze, Ausnahmen und digitale Belegpflicht jedoch praxistauglich ausgestaltet sein.
Für vorschnelle Investitionen besteht kein Anlass. Unternehmen sollten dennoch prüfen, ob Kassensysteme, Datenexporte und betriebliche Abläufe bereits heute den geltenden Anforderungen entsprechen. So sind sie vorbereitet, unabhängig davon, welche Änderungen das Gesetzgebungsverfahren noch bringt.
Hinweis:
Der Beitrag gibt den Stand des Referentenentwurfs vom 7. August 2026 wieder. Der Entwurf ist noch kein geltendes Recht und kann sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren ändern.
FAQ zur geplanten Kassenpflicht ab 2028
Nein. Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 einen Referentenentwurf veröffentlicht. Dieser befindet sich noch in einem frühen Stadium des Gesetzgebungsverfahrens. Fristen, Umsatzgrenze, Ausnahmen und weitere Einzelheiten können sich daher noch ändern.
Nach dem geplanten neuen § 146b AO sollen Unternehmen grundsätzlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen, wenn ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr 100.000 Euro überschreitet. Die Regelung ist branchenübergreifend angelegt und könnte deshalb auch viele Restaurants, Hotels, Bars, Cafés und Caterer betreffen. Maßgeblich soll der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG sein, nicht allein der Barumsatz.
Wird die Umsatzgrenze bereits 2027 überschritten, soll die Kassenpflicht grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 gelten. Wird die Grenze erstmals in einem späteren Kalenderjahr überschritten, soll die Pflicht grundsätzlich am 1. April des Folgejahres beginnen. Die Übergangsregelungen sind im geplanten Art. 101a EGAO vorgesehen.
Nicht automatisch. Ein vorhandenes elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung kann grundsätzlich weiterverwendet werden, wenn es die geltenden und künftigen Anforderungen erfüllt. Unternehmen sollten insbesondere prüfen, ob die Kassendaten vollständig im vorgeschriebenen Format exportiert und alle relevanten Geschäftsvorgänge nachvollziehbar erfasst werden können.
Nur die verpflichtende papierhafte Ausgabe soll entfallen. Die Belegpflicht bleibt bestehen und soll durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht nach § 146a Abs. 2 AO ersetzt werden. Für jeden Geschäftsvorfall müsste dann ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat verfügbar sein, beispielsweise per QR-Code, Download-Link oder E-Mail. Der zivilrechtliche Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB bleibt davon unberührt.
Ja. Der Entwurf sieht bei einer sachlichen Härte eine individuelle Befreiung auf Antrag vor. Zusätzlich soll das Bundesfinanzministerium bestimmte Fallgruppen durch Rechtsverordnung allgemein von der Kassenpflicht ausnehmen können. Ein erster Diskussionsentwurf liegt bereits vor, die endgültige Abgrenzung der Ausnahmen steht aber noch nicht fest.
Nach der Begründung des Entwurfs sollen neben Betriebseinnahmen auch Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten erfasst werden, soweit sie nicht unmittelbar über ein Bankkonto abgewickelt werden. Das elektronische Aufzeichnungssystem müsste nach diesem Verständnis auch Kartenzahlungen und bar bezahlte betriebliche Einkäufe einbeziehen. Für Gastronomie und Hotellerie sind außerdem einheitliche Abläufe bei Stornierungen, Gutscheinen, Anzahlungen, Eigenverbrauch und über die Kasse abgewickelten Trinkgeldern wichtig.
Vorschnelle Investitionen sind auf Grundlage eines Referentenentwurfs nicht erforderlich. Unternehmen sollten aber ihre Umsatzentwicklung, die vorhandene Kassenlandschaft, TSE und Meldestatus, betriebliche Abläufe sowie die Exportfähigkeit ihrer Kassendaten prüfen. Sinnvoll ist außerdem, Supportzeiten und Unterstützung bei steuerlichen Prüfungen vertraglich mit dem Kassenanbieter zu regeln und einen Testexport durchzuführen.
Nein. Eine TSE schützt bereits erfasste Kassendaten vor nachträglichen Veränderungen. Sie kann aber nicht gewährleisten, dass jeder Umsatz tatsächlich in das Kassensystem eingegeben wird. Unangekündigte Kassen-Nachschauen und gezielte Auswertungen der Kassendaten durch die Finanzverwaltung bleiben deshalb wichtige Kontrollinstrumente.
