In Wirtschaftsbranchen, in denen in erhöhtem Umfang Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung vorkommen, müssen Arbeitgeber den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses spätestens bei dessen Aufnahme melden. Dadurch wird es erleichtert, Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung aufzudecken bzw. nachzuweisen.
Von der Pflicht, Sofortmeldungen abzugeben, sind alle Arbeitgeber betroffen, die folgenden Wirtschaftsbereichen zuzuordnen sind:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste,
- Schaustellergewerbe,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
- Fleischwirtschaft (mit Ausnahme des Fleischerhandwerks nach § 2 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft),
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe,
- Friseur- und Kosmetikgewerbe (neu seit 1. Januar 2026).
Hinweis: Für Körperschaften (zum Beispiel Vereine oder Verbände), die überwiegend gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen und dies von der zuständigen Finanzbehörde anerkannt ist, besteht keine Pflicht zur Abgabe einer Sofortmeldung.
Die Sofortmeldung ist spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vom Arbeitgeber oder durch einen von ihm beauftragten Steuerberater oder ein Service-Rechenzentrum mittels Datenübertragung zu übermitteln. Die Sofortmeldung wird in das bestehende DEÜV-Meldeverfahren integriert und mit dem Meldegrund „20“ (Sofortmeldung) erzeugt. Es besteht auch die Möglichkeit, die Sofortmeldung über das SV-Meldeportal abzugeben. Ein Ersatz der Sofortmeldung durch eine schriftliche Anzeige per Brief, Telefax oder E-Mail ist nicht zulässig.
Angaben in der Sofortmeldung
Die Sofortmeldung muss folgende Angaben enthalten:
- Familien- und Vornamen
- Versicherungsnummer
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme.
Ist die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung nicht bekannt, sind Tag und Ort der Geburt sowie die Anschrift mit der Sofortmeldung zu übermitteln. Die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber dann direkt von der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) mitgeteilt.
Hinweis: Die Sofortmeldung ersetzt nicht die „normale“ Anmeldung mit Abgabegrund „10“. Diese muss der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung vornehmen. Weichen die Daten dieser Anmeldung von denen einer gespeicherten Sofortmeldung ab oder ist eine Sofortmeldung unterblieben, bekommt der Arbeitgeber darüber von der DSRV eine Information.
Ausweispflicht für Arbeitnehmer
Damit die Ermittlungsbehörden in den genannten Wirtschaftsbereichen die Identität der Arbeitnehmer bei Prüfungen leichter feststellen können, müssen Arbeitnehmer ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitführen. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, jeden Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich vor der Erbringung der Dienst- oder Werkleistungen auf die Mitführungspflicht hinzuweisen. Er muss diesen Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren und bei Prüfungen vorlegen.
Arbeitszeitnachweise führen und aufbewahren
Für die genannten Arbeitnehmergruppen gilt die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren.
Hinweis: Für Mini-Jobber gilt diese Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind.
Was muss aufgezeichnet werden?
Aufgezeichnet werden müssen der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Dauer der Arbeitszeit. Aus Arbeitsbeginn und Arbeitsende ergibt sich die Anwesenheitszeit. Pausen sind zusätzlich zu berücksichtigen. Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Arbeitspausen von mindestens 30 Minuten, wenn mehr als sechs Stunden gearbeitet wird. Bei Arbeitszeiten von mehr als neun Stunden verlängert sich der Pausenanspruch auf 45 Minuten. Nach dem Arbeitszeitgesetz ist die über 8 Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten werden mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet.
Die speziellen Pflichten (innerhalb von 7 Tagen, 2 Jahre Aufbewahrung) zum Erstellen und Bereithalten von Aufzeichnungen zur Arbeitszeit gelten nicht für Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 Euro überschreitet. Dies gilt entsprechend für Arbeitnehmer, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 2.974 Euro überschreitet, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat. Die allgemeinen Pflichten zur Aufzeichnung der Arbeitszeit sind dagegen immer zu beachten.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21), festgestellt, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Damit hat das BAG verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) auch von den deutschen Arbeitgebern zu beachten ist. Noch wurde dies nicht gesetzlich umgesetzt.
Elektronische Nachweise durch die Hintertür
Arbeitszeitnachweise können grundsätzlich in Papierform geführt werden. Eine gesetzliche Formvorschrift zur Art der Aufzeichnung ergibt sich aus den Aufzeichnungspflichten selbst nicht. Bei Prüfungen des Zolls kann jedoch die elektronische Bereitstellung bzw. Übermittlung der Daten verlangt werden, soweit dies technisch möglich ist.
Die Daten sind dabei in einem maschinell auswertbaren Format nach Vorgaben der Zollverwaltung zu übermitteln. Ein reiner Scan (Bild-PDF) ist typischerweise nicht maschinell auswertbar. Damit soll perspektivisch eine papierfreie Prüfung durch den Zoll erfolgen. Hierzu ist erforderlich, dass die übermittelten Unterlagen und Daten nicht zusätzlich in der Dienststelle eingescannt werden müssen.
Soweit Sozialdaten betroffen sind, ist eine verschlüsselte Übermittlung vorgesehen. Ein Verzicht ist nur bei schriftlicher Einwilligung aller Betroffenen möglich.
Zudem ist die elektronische Einsichtnahme (zugangsbeschränkt) in eingesetzte Systeme zu ermöglichen. Dabei ist der Zugang nicht auf ein bestimmtes, elektronisches Verfahren beschränkt. Eine Übermittlung von Unterlagen und Daten über verschiedene Datenverarbeitungssysteme (z. B. E-Mail, Online-Speicher und Cloud-Dienste) ist möglich. Es kann beispielsweise ein Zugriff auf vom Arbeitgeber genutzte Zeiterfassungssysteme, Buchhaltungssysteme etc. für eine Überprüfung ermöglicht werden.
Wir sind für Sie da!
Haben Sie nicht gefunden, wonach Sie suchen oder noch Fragen zum Artikel oder zu ETL ADHOGA? Schreiben Sie uns gerne über das Kontaktformular. Wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.
