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Kassensicherheit: Die Frist gut nutzen

Ab Januar 2020 gelten neue Anforderungen an die Kassenführung. Trotz Übergangsfrist zur Umstellung der Registrierkassen bis Ende September besteht akuter Handlungsbedarf.

In knapp zwei Monaten beginnt das Jahr 2020, und damit treten neue Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung in Kraft. Wer derzeit ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss bereits heute sicherstellen, dass alle Bargeldbewegungen im System einzeln, vollständig, nicht veränderbar und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten les- und auswertbar sind. Zum 1. Januar 2020 müssen diese Kassenbewegungen zusätzlich durch eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein. Zudem wird es ab 1. Januar 2020 eine einheitliche Kassenschnittstelle für Betriebsprüfungen geben. Mitte August 2019 veröffentlichte die Finanzverwaltung die Datenstruktur für diese Schnittstelle.

Warten auf Updates der Kassenhersteller

Damit ist die Finanzverwaltung in der Lage, bei Betriebsprüfungen elektronisch vorliegende Daten nicht nur aus dem Lohnprogramm und der Finanzbuchhaltung auszulesen, sondern nunmehr auch aus dem elektronischen Kassensystem. Im Moment hat zwar noch kein Kassensystem in Deutschland diese neue Datenexport- Schnittstelle. Doch die Kassenhersteller arbeiten mit Hochdruck daran, dass bis zum Jahreswechsel Updates vorliegen, die diese Schnittstelle und die technische Sicherheitseinrichtung in die Kassensysteme implementieren.

Die gute Nachricht: Die Finanzverwaltung hat sich kürzlich mit einem Beschluss auf Bund-Länder-Ebene auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 verständigt. Damit reagiert die Finanzverwaltung auf die massive Kritik unter anderem der Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft, die eine solche Übergangsfrist angesichts der noch immer nicht flächendeckend eingeführten Sicherheitseinrichtungen eindringlich forderte.

Ungeachtet dessen: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben! Noch sind keine Einzelheiten dieser Nichtbeanstandungsregelungen bekannt. Somit kann auch nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, dass die Finanzverwaltung Bedingungen an die Nichtbeanstandung knüpft.

Nutzen Sie deshalb die verbleibende Zeit, um sich auf die neuen Anforderungen zur Kassenführung einzustellen. Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Kassenhersteller im Internet oder beim zuständigen Vertrieb, ob es für Ihr Kassensystem ein Update geben wird. Alternativ könnte die Anschaffung eines neuen Kassensystems auf der Tagesordnung stehen. Kassen, die bauartbedingt nicht mit der TSE aufrüstbar sind, dürfen noch bis Ende 2022 weitergenutzt werden, wenn sie im Zeitraum vom 26. November 2010 bis 31. Dezember 2019 angeschafft wurden und damit mindestens die dauerhafte Erfassung und Speicherung der Einzeldaten gewährleisten.

Alle Geldbewegungen sind zu erfassen

Tipp: Erkundigen Sie sich, ob Ihr verwendetes Kassensystem die verschärften Anforderungen an die Kassenführung ab 2020 erfüllen kann. Sollte Ihr Kassensystem nicht aufrüstbar sein, sodass Sie die Übergangsregelung bis 2022 in Anspruch nehmen können, lassen Sie sich die fehlende Nachrüstungsmöglichkeit vom Hersteller bestätigen. Nehmen Sie diese Bestätigung und die Rechnung über den Kassenerwerb zu Ihrer Verfahrensdokumentation Kassenführung.

Mit den verschärften Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung einher geht auch, dass alle baren Geldbewegungen im Kassensystem erfasst werden müssen. Alle baren Geldbewegungen bedeutet, dass nicht nur die barvereinnahmten Umsätze erfasst werden müssen, sondern auch Privatentnahmen und -einlagen des Unternehmers oder die Entnahme von Bargeld zur Begleichung von diversen Betriebsausgaben, wie der Kauf von Briefmarken, zu bongen sind. Wer an umsatzstarken Tagen aus Sicherheitsgründen noch vor Kassenschluss eine größere Anzahl von Geldscheinen in den Tresor legt, muss auch dies im Kassensystem erfassen. Fallen die Bestellung, Lieferung und Bezahlung einer Ware oder Dienstleistung zeitlich auseinander, wie in der Gastronomie, so ist sicherzustellen, dass alle Teilprozesse im System als einheitlicher Vorgang erfasst werden.

Mit dem neuen Kassensystem rückt auch das Thema Verfahrensdokumentation immer mehr in den Fokus. Hier muss unter anderem erfasst werden, wer die Kasse(n) bedienen darf, wann und wie der Tagesabschluss und der Kassensturz vollzogen und wie mit Bargeldentnahmen, etwa für die Zahlung von Lieferanten, umgegangen wird. Nutzen Sie die Umstellung des Kassensystems zur Aktualisierung der Verfahrensdokumentation und sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber.

Hinweis: Die vollständige Erfassung aller Einzelaufzeichnungen, die dauerhafte Speicherung und die technische Absicherung im elektronischen Kassensystem trifft nicht nur Unternehmen, die ihre Gewinnermittlung mittels Bilanz ermitteln, sondern auch Einnahme-Überschuss-Rechner.

Praxistipps

  • Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Kassenhersteller, ob es für Ihr System ein Update geben wird.
  • Sollte Ihr Kassensystem nicht aufrüstbar sein, sodass Sie die Übergangsregelung bis 2022 in Anspruch nehmen können, lassen Sie sich die fehlende Nachrüstungsmöglichkeit vom Hersteller bestätigen.
  • Verfahrensdokumentation: Halten Sie fest, wer die Kasse(n) bedienen darf oder wann und wie der Tagesabschluss und der Kassensturz gemacht werden.

Steuerberater

Alexander Berfeld

Alexander Berfeld

Alexander Berfeld ist spezialisiert auf die Beratung von Hoteliers und Gastronomen bei der

ETL ADHOGA Ost GmbH
Berlin
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12621 Berlin
Telefon: (030) 282 30 97
E-Mail: adhoga-berlin-kaulsdorf@etl.de

 


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