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Digital beim Personal - Aus Pflichten Nutzen machen! - Wie geht es?

Die Möglichkeiten und Nutzen der Digitalisierung im Rechnungswesens sind vielfältig, über die Wünsche der Finanzverwaltung zu den sog. GoBD, über deren Umfang und Pflicht bis heute in den Details nicht gerichtlich entschieden ist, wird viel diskutiert. Es macht aber einfach Sinn zumindest den hilfreichen Bestandteilen zu folgen und entsprechend ist die digitalisierte Buchhaltung inzwischen leicht umsetzbar, deutlich vereinfachend und vielfach schlicht Standard.

Beim Lohn und allen damit verbundenen Aufgaben und Pflichten entwickelt sich die Digitalisierung unterschiedlich. Großkonzerne haben mit SAP oder verschiedenen ERP Systemen umfassende Lösungen, die aber auch entsprechend teuer sind. Einführungskosten im oberen fünfstelligen und auch sechsstelligen Bereich sind für allumfängliche Systeme die Regel. Kleine und mittlere Unternehmen arbeiten weiterhin mit unterschiedlich fortentwickelten eher manuellen Lösungen mit Listen (Hand, Excel,…) und Zetteln (Stunden, Urlaub, Arbeitsnachweise,…).

Was wird heute warum an Unterlagen erstellt und dokumentiert?

Das wichtigste ist nach wie vor zunächst die saubere Ermittlung und Dokumentation der Ansprüche der Mitarbeiter (Gehalt, Überstunden, Urlaub, Flex Konto,…) pünktlich und möglichst ohne häufige Änderungen. Ohne dies leiden Betriebsfrieden und Betriebstreue.

Erst danach kommen die klassischen Problembereiche, über die mehr oder weniger jeder stöhnt. Das sind die Stichworte Mindestlohn und Arbeitszeiten (absolut, für Zuschläge,…) für Arbeitsrecht, Finanzamt, , Zoll (MiLoG Button für Sofortnachweis) und Sozialversicherungen wollen auch immer mehr und immer früher, alles sauber und bestätigt dokumentiert.

Die Anforderungen an gute Digital – Lösungen

Eine umfassende Lösung über den ganzen Personal- und Führungsbereich sollte folgendes können:

  • Mit einer Erfassung durchgehend alle Folgeverarbeitungen ermöglichen
  • Einfach (mit Spaß) und mit Zusatznutzen für die Mitarbeiter
  • Webbasiert und Datenschutz konform - papierlos
  • Personaleinsatzplanung inklusive Aufgabenzuordnung
  • Personalengpässe früh anzeigen und lösen helfen
  • Erfüllung aller gesetzlichen Pflichten als Nebenprodukt
  • In Echtzeit – volle Übersicht über alles und sofort flexibel
  • Kosten, die sich durch Ersparnis mindestens selbst decken

Die bekannten EDV Anbieter (DATEV, Eurodata, Agenda, … ) bieten unterschiedlich umfangreiche Lösungen an. An einer Neuentwicklung soll das Potential solcher Lösungen für die betrieblichen Prozesse aufgezeigt werden. Die Lösung kann in mehreren Stufen realisiert werden, deshalb ist auch die Beschreibung in 3 Stufen unterteilt.

Die technisch einheitlichen Grundlagen

Es handelt sich um eine web – basierte Lösung, die auch für mehrere Betriebe oder Zweigstellen parallel gefahren werden kann. Die Erfassung/Eingaben erfolgen über lokale Laptops und/oder Handy/App. Mit der Hingabe eines Handys mit Telefontarifen von 9.99 bis 19.99 € könnten Sie zusätzlich (steuerfrei) etwas Willkommenes tun. Zugangsrechte zu den einzelnen Anwendungen können natürlich individuell definiert werden. Der Standort des Rechenzentrums ist in Deutschland.

1. Stufe: Erfüllung aller Pflichten mit nur jeweils einer Erfassung - Basisfunktion

Die Mitarbeiter bestätigen über lokale Laptops/Pads oder ihr Handy den Arbeitsstart. Beim Handy wird über GPS Standortkontrolle der Start blockiert, wenn sich das Handy nicht in einer zu definierenden Mindestdistanz zum Einsatzort befindet. Nicht anmelden (= fehlen) wird sofort angezeigt.

Die Arbeitszeiten werden einmal in einer Datenbank gespeichert (keine Stundenzettel mehr) und von dort aus hinsichtlich vordefinierter Zuschläge, Mindestlohn, Überstunden, Minijob, Flex Konto, Krankzeiten, … weiter verarbeitet. Da das System direkt mit der Lohnabrechnung verbunden ist, sind alle erforderlichen Vordefinitionen in der Regel schon vorhanden. Änderungen erfolgen ebenfalls immer nur einmal und sind sofort für alle am Prozess Beteiligten sichtbar.

Der Mitarbeiter sieht seine Arbeitszeiten und kann/muss vor Abrechnung widersprechen. Der Betrieb muss aber zustimmen, dann sind die Zeiten abgestimmt zur Abrechnung fertig.

Urlaubsanträge werden über App/Laptop gestellt, sind sofort sichtbar und können auch umgehend und einfach bearbeitet werden. Ebenso können Überstunden genehmigungspflichtig gemacht werden.

Krankmeldungen sind sofort für alle sichtbar. Dokumente dazu können fotografiert über App übermittelt werden. Vorbereitete Vertreterlösungen können sofort in Kraft gesetzt werden.

Arbeitszeiten der Minijobber werden automatisch überwacht und ggf. über Flex Konto sauber geregelt.

In Echtzeit werden immer die erforderlichen Nachweise für Mindestlohn, Arbeitszeiten, Zuschläge und sonstige Verpflichtungen erstellt, sofort dem Kontrolleur vorzeigbar. Ein in bestimmten Branchen gewaltiger Vorteil.

Alle Daten werden automatisch in das Lohnabrechnungssystem übertragen, sodass manuelle Doppelarbeiten und immanente Fehlerquellen entfallen. Die Mitarbeiter erhalten ihre Abrechnungen, wenn gewünscht, auf das Handy bzw. ein Internetportal. Damit ist auch die absolut Datenschutz konforme Übertragung der Abrechnungen vom Steuerberater/ Arbeitgeber zum Mitarbeiter gewährleistet.

Auch der Arbeitgeber hat alle Abrechnungen und die für ihn relevanten Informationen und Nachweise ständig und weltweit zur Verfügung. Dazu verschiedenste Auswertungen zu Arbeitszeiten, Kosten, usw.

2. Stufe: Planen und Gestalten – Light Version

In der 2. Stufe erstellt der Arbeitgeber selbst Arbeitspläne/Schichten für die Mitarbeiter, die diesen auf die Handys (auf zentralen Laptop/Wandbildschirm oder auf Papier) übertragen werden. Die Mitarbeiter bestätigen die Einteilung (oder bitten um Änderungen) und ab dem Zeitpunkt gilt die Arbeitszeit schon als vereinbart/gesetzt. Es sei denn, es wird später noch geändert. Ab dann gilt entsprechend die neue.

In den Schichtplänen oder generell können auch Pausen geregelt und kontrolliert werden, bis hin zu Zigarettenpausen, und Übergangs-/Übergabephasen zwischen den Schichten.

Mit der Planung werden automatisch Lücken/Engpässe graphisch erkennbar und können noch rechtzeitig gelöst werden. Es können auch Vertreterregelungen/Springerregelungen oder Notfallpläne vorbereitet und vorgehalten werden, sodass die Organisation in den Teilbereichen auch allein handlungsfähig ist.

Es ist möglich, dass Mitarbeiter untereinander Schichten tauschen und der Arbeitgeber dann informiert wird. Er kann widersprechen, oder ggf. lieber die Mitarbeiter sich selbst durch Tausch organisieren lassen. Er wird aber immer sofort informiert und kann eingreifen. Mitarbeiter können sich auch für bestimmte Zeiten bewerben.

Mit den Schicht/Anwesenheitsplänen kann der Vorgesetzte auch sofort über Urlaubsanträge (per Handy) entscheiden, weil in den Plänen leicht graphisch erkennbar ist, wer wann da ist und welche Lücken eventuell entstehen. Der genehmigte Urlaub wird sofort in allen Plänen und Anwesenheitszeiten sichtbar.

Die Schichtpläne übertragen sich auf Wunsch jeweils in die nächste Woche oder den nächsten Monat und müssen nicht neu erstellt, sondern nur noch im Einzelfall angepasst werden.

3. Stufe: Planen und Gestalten – Vollversion

Mit den Schichtplänen können jedem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben zu bestimmten Zeiten zugeordnet werden, die dann mit Signal den Arbeitnehmer rechtzeitig erinnern. Dazu können noch Aufträge/Checklisten/o.ä. für die jeweilige Aufgabe mit eingestellt werden, die der Mitarbeiter ggf. auszufüllen/abzuhaken hat. Auch Erledigt Meldungen können abgefordert werden.

Mit dem Modul eLohn Akte können der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer die Akte in bestimmten definierten Bereichen füllen und auch in vordefinierten Bereichen einsehen. In einem gemeinsamen Bereich werden alle abrechnungsrelevanten Unterlagen eingestellt, gescannt oder fotografiert, und beide Parteien haben so ein leichtes Austauschmedium, aus dem sich auch der Steuerberater alle erforderlichen Informationen holen kann. Von Verträgen, Arbeitszeiten, Nachweisen bis hin zu erforderlichen Belegkopien z.B. bei Fehlzeiten. Dazu werden alle Monatsabrechnungen und Jahresbescheinigungen eingestellt, sowie alle sonstigen Bescheinigungen, die ggf. erstellt wurden.

Dazu hat der Arbeitgeber einen separaten Bereich, in dem er alle seine Dokumente zum Arbeitnehmer speichern kann.

Auch die Sicherheit wird durch die eLohn Akte mehrfach verbessert. Was nutzt ein Papierordner in einem brennbaren Schrank? Weder gesichert gegen Einsichtnahme noch gegen Verlust? Die eLohn Akte ist durch Passworte gesichert und mehrfach in sicheren Standorten rückgespeichert, zudem an jeder berechtigten Stelle einsehbar, Mehrfachakten entfallen.

4. Kosten (alles papierlos!?)

Bei solchen modernen Varianten entstehen in der Regel keine hohen Einmalkosten zu Beginn (Lizenzkauf, Einrichtungskosten), sondern nur laufende Kosten je Mitarbeiter. Diese bewegen sich in diesem Fall im unteren einstelligen € Bereich und sollten sich umgehend durch erhebliche Zeitersparnisse, Fehlervermeidung und Informationssicherheit und -schnelligkeit amortisieren.

Resümee

Wie bei Buchhaltung und Rechnungswesen schon geschehen, entstehen nicht nur für die Lohnabrechnung, sondern für die gesamte Mitarbeiterführung umfassende, voll integrierte Lösungen. Sie vermeiden unnötige Doppelarbeiten und Fehlerquellen und schaffen deutlichen Mehrwert, durch volle Transparenz in alle Bereiche in Echtzeit, die schnelle und sichere Planung sowie die dazugehörigen Entscheidungen/Korrekturen und deren sofortige Kommunikation ermöglichen. Manuelle Hilfsleistungen entfallen und jeder m Prozess Beteiligte kann sich auf das konzentrieren, wo er Wert für den gesamten Prozess schafft. Die Mitarbeiter könnten den Eindruck gewinnen, in einem super modernen Unternehmen zu arbeiten, das sich schnell und flexibel um sie kümmert und je nach Gestaltung hohe Selbständigkeit gewährt.

Wenn sich, trotz aller dieser tollen Entwicklungen, die beteiligten öffentlichen Verwaltungen wieder mehr auf einheitliche fachliche und technische Grundlagen beschränken, würde das vieles zusätzlich erheblich erleichtern, aber die Politik scheint das nicht als Priorität im Focus zu haben. Es wäre eigentlich ganz einfach.

Steuerberater

Andreas Deumeland

Dipl.-Kaufmann

Andreas Deumeland

Andreas Deumeland ist spezialisiert auf die Beratung von Hoteliers und Gastronomen bei der

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