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Der digitale Meldeschein

Jeder Hotelier, aber auch jeder Gast kennt ihn – den besonderen Meldeschein. In der Regel muss dieser am Tag der Anreise vom Gast per Hand ausgefüllt werden, obwohl die Zimmerreservierung und besondere Hotelleistungen bereits rundum digital vom heimischen PC, Tablet oder vom Smartphone gebucht werden können.

Grundsätzlich dürfen die Angaben auch vom Hotelier oder seinen Mitarbeitern für die anreisenden Gäste im Meldeschein vorgenommen werden. Damit wäre auch eine digitale Form des Meldescheins denkbar, wenn es da nicht die Pflicht zur eigenhändigen Unterschrift des Gastes gäbe. Denn die elektronische Unterschrift, wie sie an vielen Stellen des täglichen Lebens bereits möglich ist, ist aktuell beim besonderen Meldeschein nicht erlaubt. Mit einer digitalen Unterschrift ist der Meldeschein im Beherbergungsgewerbe unvollständig und bedeutet eine Ordnungswidrigkeit.

Dabei hat der digitale Meldeschein unbestritten Vorteile. So wird die Lesbarkeit der Daten verbessert, die Angaben des Gastes können elektronisch in die Hotelsoftware übernommen werden, die Weitergabe zur Berechnung einer Kurtaxe oder der sogenannten Bettensteuer kann effizienter für alle Beteiligten erfolgen. Auch die Bundesregierung prüft, in welchem Rahmen ein komplett digitales Check-In für Hotelgäste denkbar ist. Im September 2019 wurde zudem der Regierungsentwurf zum Bürokratieentlastungsgesetz III vorgestellt. Auch wenn das Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des Bundesmeldegesetzes erst am Anfang steht – mit dem Gesetz sollen auf jeden Fall Möglichkeiten zur Einführung des digitalen Meldescheins geschaffen werden.

Dann kann der Gast seine Anmeldepflicht auch ohne eigenhändige Unterschrift erfüllen, sofern der digitale Meldeschein mit einem Zahlungsvorgang verknüpft ist, der mit einer starken Kundenauthentifizierung im Sinne der neuen Zahlungsrichtlinie PSD 2 erfolgt ist. Alternativ soll der Gast seine Angaben unter Nutzung des elektronischen Identitätsnachweises des Personalausweises verifizieren können. Dabei muss der Ausweisinhaber Einsicht in seine ausgelesenen Daten erhalten und der Übertragung und Speicherung im Hotel per persönlicher Geheimnummer zustimmen.

Mit der Einführung des digitalen Meldescheins könnten Hoteliers erhebliche Kosten einsparen. So vereinfacht ein digitaler Meldeschein die Pflichten zur Aufbewahrung immens, denn dadurch verringert sich das Raumproblem für die Lagerung der geschätzten 150 Millionen Meldescheine pro Jahr enorm. Viel wesentlicher ist allerdings die Zeit- und Kostenersparnis dadurch, dass nicht mehr so viele Mitarbeiter durchgängig am Check-in tätig sein müssen. Und auch die regelmäßige Vernichtung alter Meldescheine entfällt. Denn Meldescheine sind gesetzlich vorgeschrieben für ein Jahr ab dem Tag der Anreise aufzubewahren. Nach Ablauf dieser 12 Monate müssen sie innerhalb von nur drei Monaten vernichtet werden. Mit einer elektronischen Erfassung und Speicherung der Meldescheine kann das Datum der Vernichtung bereits am Tag der Anreise bestimmt werden und die Vernichtung könnte so vollautomatisch ohne weiteres Zutun eines Mitarbeiters erfolgen. Zudem wird in Touristengebieten von einer Vielzahl der Städte und Gemeinden eine Kurtaxe erhoben. Für die Berechnung der Kurtaxe und die Ausstellung des Gästeausweises müssen die Daten der Meldescheine an die kommunale Kämmerei übermittelt werden. Bisher erfolgte dies vielfach auf elektronischem Weg mit den gescannten Meldescheinen. Auch dieser Aufwand würde sich verringern. Ähnlich ist es mit der City Tax oder auch Bettensteuer genannt.

Doch bevor der digitale Meldeschein dem Hotel Kosten ersparen kann, müssen überhaupt erst einmal die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Softwareerweiterungen zum bestehenden Hotelprogramm sind ebenso denkbar, wie spezielle Hardware, die mehreren Gästen gleichzeitig das Ausfüllen des Meldescheins ermöglicht. Die Kosten dafür sind in der Regel im Zeitpunkt ihrer Entstehung gewinnmindernd als Betriebsausgabe abzugsfähig. Aber auch wer sich nicht dafür entscheidet, zu den Ersten in der Branche mit digitalen Meldescheinen zu gehören, kann die künftigen Aufwendungen für neue Hardware bereits im Jahresabschluss 2019 anteilig gewinnmindernd berücksichtigen. Denn hierfür kann außerhalb der Bilanz eine Investitionsrücklage (Investitionsabzugsbetrag – IAB) in Höhe von 40 Prozent der zu erwartenden Anschaffungskosten gebildet werden. Im Jahr der Investition ist der IAB dann aufzulösen. Dabei sind die Anschaffungskosten um die bereits in Anspruch genommene Rücklage zu mindern. Unternehmer, die einen IAB bilden, haben für die Anschaffung drei Jahre ab dem Jahr der IAB-Bildung Zeit. Wird die Investition nicht oder nicht in der geplanten Höhe durchgeführt, so ist der IAB ebenfalls aufzulösen, wobei dies auf das Jahr ihrer Bildung zurückwirkt. Die rückwirkende Auflösung kann dabei auch zu nachträglichen Einkommensteuer- und Gewerbesteuerzahlungen und ggf. auch zu Nachzahlungszinsen führen.

Steuerberater

Alexander John

Dipl.-Kaufmann (FH), Zertifizierter Testamentsvollstrecker (AGT)

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