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Auch bei der Telekommunikation lässt sich Bares sparen!

Ein modernes Handy ist in der heutigen Zeit ein Muss. Mehr und mehr hat es sich zu einem mobilen Mini-Büro entwickelt – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ganz zu schweigen von einem Tablet – auch dies ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Doch ganz billig ist die moderne Technik dann auch nicht. Für den Chef bietet der Gesetzgeber hier jedoch die Möglichkeit, seine Spendierhosen anzuziehen und seinem Mitarbeiter beispielsweise ein Top-Smartphone, Tablet oder Laptop lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei zu überlassen.

Grundsätzlich käme sogar eine Gehaltsumwandlung in Betracht, weil diese Vorteile nicht zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden müssen.

Doch Vorsicht: Nur die Überlassung, nicht aber die Übereignung von derartigen Geräten ist steuerfrei. Der Arbeitgeber muss also stets Eigentümer bleiben. Übereignet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hingegen beispielsweise einen Laptop, ist dies grundsätzlich ein voll steuer- und beitragspflichtiger Vorgang.

Die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung kann jedoch mit 25 Prozent Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent (insgesamt also 26,375 Prozent) pauschal vom Arbeitgeber besteuert werden. Gleiches gilt für die Kostenübernahme für den Internetanschluss. Zusätzlicher Vorteil: Es fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Allerdings nur, wenn dies zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt.

Eine Besonderheit besteht für Geräte, die der Arbeitgeber selbst aus seinem Inventar aussondert, wenn er glaubhaft machen kann, dass die Geräte mittlerweile wertlos sind. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn es wirtschaftlich nur Sinn macht, die Geräte zu verschrotten. Dann kann der Vorgang in der Regel steuer- und beitragsneutral behandelt werden. Achtung: Dies sollte jedoch immer gut dokumentiert werden. Sprechen Sie in einem solchen Fall vorab Ihren steuerlichen Berater an!

Arbeitgeber können sich aber auch bis zu 50 Euro im Monat an den Kosten für den privaten Telefon- bzw. Internetanschluss ihrer Mitarbeiter beteiligen und diesen Zuschuss pauschal versteuern. Dies können sowohl Zuschüsse zu den Grundgebühren als auch zu den privaten laufenden Gebühren oder einer Flatrate sein. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber lediglich nachweisen, dass ihm entsprechende Kosten entstanden sind. Der Arbeitgeber hat den jeweiligen Nachweis dann zum Lohnkonto zu nehmen.

Daneben können natürlich auch nachgewiesene berufliche Kosten erstattet oder pauschal 20 Prozent der Telefonrechnung (maximal 20 Euro im Monat) übernommen werden, wenn der Arbeitnehmer erfahrungsgemäß auch vom privaten Anschluss aus beruflich telefoniert. In diesen Fällen muss nicht pauschaliert werden, da es sich um steuerfreien Auslagenersatz handelt, der auch in der Sozialversicherung beitragsfrei ist.

Sofern der Arbeitnehmer diese ihm zusätzlich entstandenen beruflichen Kosten über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten aufzeichnet, kann der Arbeitgeber ihm die durchschnittlich pro Monat anfallenden zusätzlichen Kosten so lange steuer- und beitragsfrei erstatten, bis sich die Verhältnisse ändern. Die betreffenden Kosten darf der Arbeitnehmer dann natürlich nicht nochmals als Werbungskosten in seiner privaten Steuererklärung geltend machen.

Wer es etwas einfacher mag, kann seinem Arbeitnehmer auch schlicht monatlich eine Prepaidkarte für die Telefon- und/oder Internetnutzung bei einem Telekommunikationsunternehmen im Wert bis zu 44 Euro überreichen. Doch Achtung: Voraussetzung ist unter anderem, dass der Arbeitnehmer keine weiteren Sachbezüge erhält.

Hinweis: Auch Sachzuwendungen und sonstige Leistungen an das eigene Personal sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, selbst dann, wenn diese lohnsteuer- und sozialabgabenfrei sind. Die Umsatzsteuer sollte daher nie außer Acht gelassen werden. Allerdings kann der Unternehmer auch die in Rechnung gestellte Vorsteuer abziehen.

Steuerberater

Martin Baumann

Fachberater für Internationales Steuerrecht, Diplom-Kaufmann, Zertifizierter Berater für das Hotel- und Gaststättengewerbe (IFU/ISM gGmbH)

Martin Baumann

Martin Baumann ist spezialisiert auf die Beratung von Hoteliers und Gastronomen bei der

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