Fremdpersonal verpflegen, Pauschale abrechnen, fertig? Ganz so einfach ist es nicht. Nutzen Leiharbeitskräfte die Kantine oder betriebliche Verpflegung eines Unternehmens, kann eine vermeintlich saubere Kostenverrechnung zur Umsatzsteuerfalle werden.
Das zeigt ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 16. April 2026. Wird die Kantinenpauschale lediglich zwischen Entleiher und Personaldienstleister hin- und zurückberechnet und trägt wirtschaftlich allein der Entleiher die Kosten, kann der Leistungsaustausch fehlen. Die unangenehme Folge: kein Vorsteuerabzug, aber möglicherweise trotzdem eine Steuerschuld.
Wenn die Kosten einmal hin und wieder zurückwandern
Im entschiedenen Fall stellte ein Personaldienstleister einem Unternehmen Leiharbeitskräfte zur Verfügung. Diese durften die Kantinen des Entleihers zu denselben vergünstigten Konditionen nutzen wie dessen eigene Beschäftigte. Dazu hatte sich der Entleiher gegenüber seinem Gesamtbetriebsrat verpflichtet. Für die Abrechnung vereinbarten die Unternehmen eine Kostenpauschale.
Der Entleiher berechnete dafür eine Pauschale je Leiharbeitskraft und Einsatztag zuzüglich Umsatzsteuer. Der Personaldienstleister stellte dem Entleiher denselben Betrag ebenfalls mit Umsatzsteuer zurück in Rechnung. Anschließend machte er die ihm vom Entleiher berechnete Steuer als Vorsteuer geltend.
Das Finanzamt spielte dabei nicht mit und versagte den Abzug. Das Finanzgericht gab der Klägerin zunächst recht. Der Bundesfinanzhof sah die Sache jedoch anders.
Für die Umsatzsteuer zählt die wirtschaftliche Realität
Für die Umsatzsteuer zählt nicht allein, was in einem Vertrag oder auf einer Rechnung steht. Entscheidend ist, was wirtschaftlich tatsächlich passiert.
Die Kantinennutzung kam unmittelbar den Leiharbeitskräften zugute. Die Kosten trug wirtschaftlich allein der Entleiher. Der Personaldienstleister war lediglich in die Kostenzuordnung eingebunden. Die Rechnungen bildeten deshalb keine gegenseitigen Leistungen ab.
Die klare Botschaft des Urteils lautet: Auch zwei Rechnungen machen aus einer reinen Kostenverrechnung noch keinen Leistungsaustausch.
Eine Rechnung allein sichert keinen Vorsteuerabzug
Für den Vorsteuerabzug ist diese Unterscheidung entscheidend. Nach § 15 UStG können Unternehmen die gesetzlich geschuldete Steuer für Leistungen abziehen, die ein anderes Unternehmen für sie ausgeführt hat. Dafür benötigen sie eine ordnungsgemäße Rechnung. Vor allem aber muss die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht worden sein.
Genau daran fehlte es im entschiedenen Fall. Die Hin- und Zurückberechnung der Kantinenpauschale stellte keine Leistung zwischen Entleiher und Personaldienstleister dar. Deshalb durfte der Personaldienstleister die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
Für Unternehmen heißt das: Bei Eingangsrechnungen lohnt sich nicht nur der Blick auf Steuernummer, Leistungsdatum und Pflichtangaben. Ebenso wichtig ist die Frage, welche konkrete Leistung überhaupt abgerechnet wird.
Falscher Steuerausweis, echtes Risiko
Auch auf der anderen Seite der Abrechnung droht Ärger. Der Personaldienstleister hatte die rückberechnete Pauschale als gesonderte „Kantinennutzung“ mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer abgerechnet. Da er diese Leistung nach der Entscheidung des BFH nicht erbracht hatte, schuldete er den Steuerbetrag nach § 14c Abs. 2 UStG.
Unternehmen müssen deshalb zunächst klären, ob hinter einer Kostenposition tatsächlich eine Leistung steht. Fehlt wie im BFH-Fall der Leistungsaustausch und dient die Verrechnung nur der internen Kostenzuordnung beim Entleiher, spricht viel dafür, diese Kostenzuordnung auch dort intern abzubilden. Eine gegenseitige Abrechnung der Kantinennutzung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis sollte in dieser Konstellation vermieden werden.
Ist dennoch eine Dokumentation zwischen den Unternehmen erforderlich, sollten Verträge, Zahlungswege und die tatsächliche Abwicklung gemeinsam geprüft werden. Die bloße Bezeichnung als „Buchungsbeleg“ oder „Abrechnungsbeleg“ schließt eine Steuerschuld nicht aus. Entscheidend ist, ob das Dokument seinem Inhalt nach über eine vermeintliche Leistung abrechnet und dabei Umsatzsteuer ausweist. Nach § 14 UStG zählt der Inhalt des Dokuments, nicht seine Bezeichnung.
Fehlt tatsächlich eine Leistung, sollten dafür weder ein Umsatzsteuerbetrag noch ein Steuersatz ausgewiesen werden. Auch Bezeichnungen wie „steuerfrei“ oder „Umsatzsteuer 0 Prozent“ würden den vom BFH beurteilten Sachverhalt nicht zutreffend abbilden. Sie sprechen für eine steuerbare Leistung, die entweder steuerfrei ist oder einem Steuersatz von null Prozent unterliegt. Im entschiedenen Fall fehlte es jedoch bereits an einer Leistung zwischen den Unternehmen.
Ebenso wenig ist jede Kostenverrechnung ein „durchlaufender Posten“. Nach § 10 Abs. 1 UStG müssten die Beträge dafür im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden.
Eine Rechnungskorrektur allein reicht nicht
Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl keine Leistung erbracht wurde, kann den Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG trotzdem schulden. Gleichzeitig darf das rechnungsempfangende Unternehmen die Steuer nicht als Vorsteuer abziehen. Für zurückliegende Zeiträume können deshalb aufeinander abgestimmte Rechnungs- und Steuerkorrekturen notwendig werden.
Mit einer korrigierten Rechnung allein ist es nicht getan. Für die Berichtigung der Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG muss zusätzlich die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt sein. Das rechnungsempfangende Unternehmen darf die Vorsteuer entweder nicht abgezogen haben oder muss sie zurückzahlen. Außerdem ist die Berichtigung gesondert schriftlich beim Finanzamt zu beantragen.
Warum Hotels und Restaurants genauer hinschauen sollten
Das Urteil stammt zwar nicht unmittelbar aus der Hotellerie oder Gastronomie. Die zugrunde liegende Konstellation ist in der Branche aber keineswegs exotisch.
Hotels und größere Gastronomiebetriebe setzen regelmäßig Fremdpersonal in verschiedenen Bereichen ein. Nimmt dieses Personal an der betrieblichen Verpflegung teil, können vergleichbare Abrechnungsmodelle entstehen.
Nach § 13b Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) müssen Entleiher Leiharbeitnehmern grundsätzlich unter denselben Bedingungen wie vergleichbaren eigenen Beschäftigten Zugang zu betrieblichen Gemeinschaftseinrichtungen gewähren. Dazu zählt ausdrücklich die Gemeinschaftsverpflegung. Diese arbeitsrechtliche Vorgabe beantwortet jedoch noch nicht, wie Mahlzeiten und Kostenpositionen umsatzsteuerlich abzurechnen sind.
Von der Kostenverrechnung zwischen Entleiher und Personaldienstleister ist zudem die eigentliche Abgabe der Mahlzeiten zu unterscheiden. Bezahlt die Leiharbeitskraft selbst für ihr Essen, kann zwischen ihr und dem Kantinenbetrieb eine umsatzsteuerbare Verpflegungsleistung vorliegen. Diese Leistungsbeziehung war nicht Gegenstand der beanstandeten Hin- und Rückberechnung.
Jetzt Verträge und Abrechnungen prüfen
Hotels und Gastronomiebetriebe sollten insbesondere klären:
- Gibt es Zusatzvereinbarungen zur Verpflegung von Fremdpersonal?
- Werden Pauschalen berechnet und später zurückberechnet?
- Wer erhält die Leistung und wer trägt die Kosten wirtschaftlich?
- Wird bei einer reinen Kostenverrechnung Umsatzsteuer ausgewiesen?
- Wurde aus solchen Rechnungen Vorsteuer abgezogen?
Auch die Bewertung einer Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert beantwortet nicht automatisch, welche umsatzsteuerlichen Leistungsbeziehungen bestehen. Entscheidend bleibt, wer an wen eine Leistung erbringt und wofür eine Zahlung geleistet wird.
Fazit: Erst prüfen, dann abrechnen
Wird eine Kantinenpauschale nur hin- und zurückberechnet und trägt wirtschaftlich allein der Entleiher die Kosten, kann der umsatzsteuerliche Leistungsaustausch fehlen. Unternehmen sollten deshalb Verträge, Zahlungswege und Belege gemeinsam betrachten. Denn ohne Leistung gehört auch keine Umsatzsteuer auf die Abrechnung.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Die steuerliche Beurteilung hängt von der jeweiligen Vertragsgestaltung und tatsächlichen Abwicklung ab.
FAQ zur Kantinenpauschale für Fremdpersonal
Nicht zwingend. Wird die Kostenpauschale wie im BFH-Fall lediglich zwischen Entleiher und Personaldienstleister hin- und zurückberechnet und trägt wirtschaftlich allein der Entleiher die Kosten, kann es an einem umsatzsteuerlichen Leistungsaustausch fehlen. Entscheidend sind das gesamte Vertragsmodell und die tatsächliche wirtschaftliche Abwicklung.
Der BFH erkannte in der Hin- und Rückberechnung keine Leistung zwischen Entleiher und Personaldienstleister. Die vergünstigte Kantinennutzung kam unmittelbar den Leiharbeitskräften zugute. Zugleich sollte der Entleiher die Kosten wirtschaftlich allein tragen. Der Personaldienstleister war lediglich in die interne Kostenzuordnung des Entleihers eingebunden.
Nur wenn der Rechnung eine tatsächlich ausgeführte Leistung zugrunde liegt und die weiteren Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt sind. Eine formal ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer reicht für den Vorsteuerabzug nicht aus. Fehlt wie im BFH-Fall eine Leistung zwischen Entleiher und Personaldienstleister, darf die ausgewiesene Steuer nicht als Vorsteuer abgezogen werden.
Ja. Im entschiedenen Fall entstand die Steuerschuld der Klägerin durch den unberechtigten Umsatzsteuerausweis in ihrer eigenen Ausgangsrechnung. Der von ihr beanspruchte Vorsteuerabzug aus der Eingangsrechnung war davon getrennt zu beurteilen und wurde mangels Leistung versagt.
Fehlt tatsächlich eine Leistung zwischen den Unternehmen, sollte die Kantinennutzung nicht als eigenständige Leistung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis abgerechnet werden. Ob und wie die Kostenzuordnung dokumentiert werden muss, hängt von der Vertragsgestaltung und den Zahlungswegen ab. Der BFH hat keine allgemeingültige Musterrechnung oder konkrete Buchungsmethode vorgegeben.
Nein. Die Bezeichnung als Buchungsbeleg reicht nicht aus. Entscheidend ist der Inhalt des Dokuments. Rechnet es über eine vermeintliche Leistung ab und weist es Umsatzsteuer aus, kann eine Steuerschuld nach § 14c Abs. 2 UStG entstehen.
Nicht automatisch. Ein durchlaufender Posten setzt voraus, dass ein Unternehmen Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt. Eine bloße Weiterberechnung oder gegenseitige Verrechnung von Verpflegungskosten genügt dafür nicht. Maßgeblich ist die tatsächliche rechtliche und wirtschaftliche Gestaltung.
Ja. Eine Berichtigung ist grundsätzlich möglich, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Dazu darf das rechnungsempfangende Unternehmen die Vorsteuer nicht abgezogen haben oder muss sie zurückzahlen. Die Berichtigung ist gesondert schriftlich beim Finanzamt zu beantragen und kann nach dessen Zustimmung vorgenommen werden.
Grundsätzlich müssen Entleiher Leiharbeitnehmern den Zugang zur Personalverpflegung unter denselben Bedingungen ermöglichen wie vergleichbaren eigenen Beschäftigten. § 13b AÜG zählt die Gemeinschaftsverpflegung ausdrücklich zu den Gemeinschaftseinrichtungen oder -diensten. Eine unterschiedliche Behandlung ist jedoch zulässig, wenn sie sachlich gerechtfertigt ist. Die arbeitsrechtliche Regelung beantwortet nicht, wie die Verpflegung umsatzsteuerlich abzurechnen ist.
Nein. Das Urteil betrifft ein besonderes Abrechnungsmodell, bei dem eine Kantinenpauschale zwischen Entleiher und Personaldienstleister hin- und zurückberechnet wurde. Davon zu unterscheiden ist die eigentliche Mahlzeitenabgabe. Bezahlt eine Leiharbeitskraft selbst für ihr Essen, kann zwischen ihr und dem Kantinenbetrieb eine umsatzsteuerbare Verpflegungsleistung vorliegen. Über diese Leistungsbeziehung hat der BFH nicht entschieden.
