Gutscheine oder Guthabenkarten waren für Arbeitgeber bislang ein beliebtes Mittel zur Mitarbeiterbindung. Sofern diese monatlich nicht über 44 Euro lagen und ein Umtausch in Bargeld ausgeschlossen war, fielen hierfür weder Lohnsteuer noch Sozialbeiträge an. Doch seit Jahresanfang hat der Gesetzgeber die Anforderungen erhöht.
Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, werden nicht mehr als Sachbezüge anerkannt, sondern sind nun steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn.
Begünstigte Sachbezüge sind Gutscheine sowie Geld- bzw. Gutscheinkarten bis zu 44 Euro monatlich nunmehr nur dann, wenn sie zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und es sich um sogenannte Controlled-Loop-Karten handelt. Das sind Karten, bei denen Barauszahlungen, Online- und IBAN-Überweisungen, der Devisenerwerb und die Wandlung in Geld ausgeschlossen sind. Außerdem darf die Karte nur noch im Inland einsetzbar sein.
Vom Arbeitgeber selbsterstellte Gutscheine, bei denen der Arbeitnehmer den Bargeldbetrag vorab erhält oder Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer monatlich Rechnungen über Waren oder Dienstleistungen gegen Kostenerstattung beim Arbeitgeber einreichen kann, sind seit dem 1. Januar 2020 lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn. Noch ist unklar, ob Gutscheine des Arbeitgebers, die auf eine konkrete Ware oder Dienstleistung lauten, weiterhin möglich sind. Hierauf sollte aktuell verzichtet werden. Auch mit einer Firmenkreditkarte (z. B. Tankkarte) getätigte private Zahlungen des Arbeitnehmers können vom Arbeitgeber nicht mehr einfach mit der 44-Euro-Freigrenze verrechnet werden.
Erkennt das Finanzamt die eingesetzten Gutscheine oder Karten nicht mehr als steuerfreien Sachbezug an, müssen die Vorteile in voller Höhe als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt behandelt werden. Arbeitgeber haften für die nicht-einbehaltene Lohnsteuer und müssen in der Regel auch den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung tragen. Insbesondere bei Mini-Jobbern ist Vorsicht geboten. Wird einem Mini-Jobber neben dem Lohn von 450 Euro ein zusätzlicher Vorteil gewährt, der nicht mehr als 44-Euro-Sachbezug anzuerkennen ist, wird der Mini-Job zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Midi-Job.
