Unternehmer sind grundsätzlich verpflichtet, auf ihre Leistungen Umsatzsteuer aufzuschlagen, diese von den Kunden und Gästen zu kassieren und an das Finanzamt abzuführen. Doch gilt das immer? Nein, denn für Unternehmer mit nur geringen Umsätzen fällt keine Umsatzsteuer an. Doch was zunächst gut klingt, hat nicht nur Vorteile, denn auch die sogenannten Kleinunternehmer müssen umsatzsteuerlich einiges beachten.
Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer ist, wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Der Verkauf von Anlagevermögen oder auch bestimmte steuerfreie Umsätze bzw. Umsätze aus der längerfristigen Vermietung von Wohnraum zählen nicht dazu. Hat der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des Kalenderjahres ausgeübt, so ist der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umzurechnen. Dabei ist dann aber die geringere Grenze von 22.000 Euro zu beachten.
Beispiel: Steffen Startup betreibt seit Anfang August 2020 einen kleinen Imbiss. Aller Voraussicht nach wird er bis zum Ende des Jahres einen tatsächlichen Gesamtumsatz von 10.000 Euro erzielen. Das entspricht einem hochgerechneten Jahresumsatz von 24.000 Euro, der zwar unter der Grenze von 50.000 Euro, aber über der Grenze von 22.000 Euro liegt.
Lösung: Da im Fall der Neugründung nur die geringere Umsatzgrenze von 22.000 Euro greift, ist Steffen Startup kein Kleinunternehmer. Er muss somit ab Beginn seiner unternehmerischen Tätigkeit Umsatzsteuer abführen.
Tipp: Hätte er auf nachvollziehbare Weise nur mit einem Gesamtumsatz von 9.000 Euro rechnen können, wäre er mit einem hochgerechneten Jahresumsatz von 21.600 Euro noch knapp unter der Grenze geblieben und damit – zumindest in 2020 – Kleinunternehmer. Genau rechnen kann somit entscheidend sein.
Gegenfrage: Wer ist kein Kleinunternehmer?
Es besteht aber die Möglichkeit, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Und bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung ist das sogar rückwirkend möglich. Kleinunternehmer, die keine sein wollen, sind dann aber für fünf Jahre an ihre Entscheidung gebunden und müssen sich wie jeder x-beliebige Unternehmer behandeln lassen und die umfassenden umsatzsteuerlichen Pflichten beachten.
Welche Auswirkungen hat die Kleinunternehmerregelung?
Bei Kleinunternehmern wird auf der einen Seite zwar keine Umsatzsteuer erhoben, sie haben auf der anderen Seite aber auch einige Nachteile. Denn nur, weil ein Kleinunternehmer aus seinen eigenen Leistungen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss, heißt das nicht, dass er keine Umsatzsteuer zu zahlen hat. Kleinunternehmer haben nicht die Möglichkeit, die von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Sie haben also mit etwas höheren Kosten zu kalkulieren, als Unternehmer, die bei den meisten bezogenen Leistungen nur mit dem Nettobetrag belastet werden. Insoweit profitieren Kleinunternehmern nicht vom Vorfinanzierungeffekt der Umsatzsteuer, der gerade bei Geschäftsgründungen mit hohen (vorsteuerbelasteten) Investitionen positiv in Erscheinung tritt.
Beispiel: Ilja Invest will ein kleines Hotel betreiben und bleibt im Gründungsjahr 2020 unterhalb der Kleinunternehmergrenze von 22.000 Euro. In den Umbau des gemieteten Gebäudes und die Inneneinrichtung investiert er 40.000 Euro. In diesem Betrag ist Umsatzsteuer in Höhe von 6.387 Euro enthalten, die er nur dann geltend machen kann, wenn er auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet. Vorteil: Statt 40.000 Euro muss er nur 33.613 Euro finanzieren, weil er die Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückgezahlt bekommt.
Achtung vor unbeabsichtigtem Umsatzsteuerausweis
Wer Kleinunternehmer ist, darf unter keinen Umständen Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen. Denn nach § 14c des Umsatzsteuergesetzes (UStG) schuldet er ansonsten dem Finanzamt die unberechtigt ausgewiesene Steuer und zwar solange, bis die Rechnung berichtigt wird. Da dies im Zweifel jedoch erst im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung oder aufgrund einer Kontrollmitteilung eines anderen Steuerpflichtigen herauskommt, können steuerliche Zinsen von derzeit 6 Prozent pro Jahr entstehen. Und Vorsicht: Für einen solchen unberechtigten Steuerausweis genügt es im Zweifel schon, wenn auf einem Vordruck steht „Im Rechnungsbetrag sind 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten“, oder wenn auf einer Quittung ein entsprechender Haken beim Steuersatz gesetzt wird.
Daneben haben Kleinunternehmer auch andere steuerliche Vorschriften, wie beispielsweise den § 13b UStG zu beachten. Das bedeutet, dass auch der Kleinunternehmer Umsatzsteuer von anderen Unternehmern einbehalten muss, für die er die Umsatzsteuer schuldet (sog. Reverse-Charge-Verfahren). Betroffen sind vor allem Dienstleistungen von im Ausland ansässigen Unternehmern. Ein typischer Fall wäre hier der Wäscheservice eines anderen Unternehmers aus Polen, der die benutzte Wäsche abholt, diese in Polen wäscht und gewaschen zurückgibt. Daher lohnt es sich auch für Kleinunternehmer, umsatzsteuerlich auf dem Laufenden zu bleiben.
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